資料、振込、会議など、時間厳守のある仕事をしているときに期限を忘れてしまうほど困ったことはないですよね。

そんなとき、エクセルに、期限の数日前から「もうすぐ期限ですよー」と知らせてくれる機能はあれば便利だと思いませんか?

実は、エクセルの条件付き書式を使えば、シートに期限日を入力しておくだけで、期日直前だということを思い出させてくれるのです!
一度、設定しておけば、期日を入力しておくだけでOK!

方法は、「期日から今日の日付を引いた日数が何日前であるか」という数式を入力し、書式を設定するだけです。

書式を強調して期限を知らせる方法(条件付き書式)

資料の提出日をまとめた表があります。

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提出日まで2日を切ったセルを、自動的に強調するようにしましょう。

手順は、関数を使って「今日の日付」を表示し、次に条件付き書式を使って提出日まで2日を切っているセルの背景色が黄色になるように設定していきます。

 

1.今日の日付を表示させたいセル(D1)を選択し、数式バーに=toと半角入力すると、画面に「TODAY」と関数候補が表示されるので、その「TODAY部分をダブルクリックします。

すると数式バーに「=TODAY(」と表示されるので、その後に「)と半角入力し、[Enter]キーを押します

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今日の日付が表示されました。

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関数を使っているので、日付が変わると自動的に日にちも変わります。
だから、一度入力しておけば、毎日、入力し直す必要はありません。

 

次に条件付き書式の設定をしていきます。

2.提出日の日にちのセルを全て選択し、リボンの[スタイル]グループから「条件付き書式」→「新しいルール(N)」をクリックしていきます。

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3.[新しい書式ルール]のウィンドウが開いたら、「数式を利用して、書式設定するセルを決定」をクリックします。

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4.数式を入力するウィンドウが開いたら、「次の数式を満たす場合に値を書式設定(O)」の欄をクリックし、「=B3-$D$1<=2」という数式を入力していきます。
この数式は、「提出日から今日の日付を引いた日数が2日以下」という意味です

では、提出日のセルの一つであるセルB3をクリックします。
すると「=$B$3」と絶対値で表示されるので、「=B3(相対値)になるようにファンクションキー「F4」を3回押します

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5.続けて「(マイナス)と半角入力し、今日の日付のセルD1をクリックします。
こちらも絶対値で表示されますが、今日の日付は固定させておきたいので絶対値のままにしておきます。

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6.続けて「<=2と半角入力し、下にある「書式(E)」のボタンをクリックします。

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7.[塗りつぶし]タブをクリックして、背景色(C)の中から黄色のボックスをクリック、「OK」ボタンをクリックします。

書式のプレビューの背景色が黄色になっていたら、「OK」ボタンをクリックします。

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すると、資料Bの提出日「2016/6/12」のセルの背景色が黄色になりました。
今日の日付は「2016/6/10」なので、資料Bの提出日は2日後になっていますよね。

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今日の日付が変わるごとに、自動的に、提出日から2日切ったセルに背景色がつきます。

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「自動表示させた土日祝に色をつけたい」の3回目です。

「祝日に色をつける方法」として、条件付き書式とCOUNTIF関数を使います。
※COUNTIF関数
 COUNTIF(範囲、検索条件)…指定した範囲から検索条件を満たすデータの数を求める

設定方法を細かくご紹介しているのでやや長めになっていますが、これで完成となりますので試してみてくださいね。

 

祝日に色をつける方法(条件付き書式・COUNTIF関数)

以下の順序で設定していきましょう。
・祝日一覧表の作成
・条件付き書式のルール設定
・ルールの優先順位変更

 

1.別のシートに祝日の一覧表を作成し、シート名を「祝日」とします。

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2.土日に色がついている状態で、色をつけたい曜日の列(C列)を範囲選択します。

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3.[ホーム]タブ→[スタイル]の「条件付き書式」→「新しいルール(N)」を選択します。

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4.[ルールの種類を選択してください(S)]から「►数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択します。

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5.次の数式を順次入力していきます。

=COUNTIF(祝日!$A$2:$A$16,’5月’!$B2)=1

これは「祝日シート-祝日一覧表の範囲(祝日!$A$2:$A$16)の中から、検索条件の日付(’5月’!$B2)の数が1回(=1)であれば色をつける」という意味をあらわしています。

つまり、5月シートの日付(C列)のうち、祝日一覧表の中の日付と一致する日付の曜日は色が変わり、一致しなければ変わらないということです。

 

では以下の順で数式を完成させていきましょう。

[次の数式を満たす場合に値を書式設定(O)]の欄に「=COUNTIF(」と半角で入力します。

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6.「祝日」シートの祝日一覧表から、祝日の日付部分(A2からA16)をドラッグして範囲選択します。

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すると、下図の赤線部分のように自動的に範囲が入力されます。

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7.続けて「,」と半角入力し、カレンダー日付の「2015/5/1」(セルB2)をクリックします。

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8.セルB2を選択したら「$B$2」となっているので、[F4]キーを2回押して$B2」(列は絶対値、行は相対値)にしてから、続けて「)=1」と半角入力します。

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=COUNTIF(祝日!$A$2:$A$16,’5月’!$B2)=1」と入力できていれば、「書式(F)」を選択します。

 

9.[フォント]タブ→[色(C)]の「▼」→「オレンジ」を選択し、欄がオレンジ色になっていれば「OK」ボタンをクリックします。(プレビューに表示されます)

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10.ルールの一覧に追加されているのを確認したら「適用」をクリックします。

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祝日(5/3、4、5)の曜日がオレンジ色になりました。

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日曜日が祝日であるとき、日曜日の赤色を優先したい場合は、ルールの表示順位を変更しましょう。

ルールの順位は上からが優先となるので、「祝日のルール」を「日曜のルール」の下に移動させます。

11.「祝日のルール」を選んで、右上部の「▼」ボタンをクリックします。

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「祝日のルール」が「日曜のルール」の下に移動しました。

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「OK」ボタンをクリックします。

 

5/3(日・祝)の曜日がオレンジ色から赤色に変わりました。

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「自動表示させた土日祝に色をつけたい」というリクエストがありましたので、3回にわけて設定方法をご紹介したいと思います。

今回はその2回目。
条件付き書式の機能を使って、土日に色をつける方法をご紹介します。

 

・1回目「曜日を自動で表示する方法(クリックするとページを見られます)

・2回目「土日に色をつける方法」

・3回目「祝日に色をつける方法」

 

「土日」に色をつける方法(条件付き書式)

「土」を青色文字、「日」を赤色文字に設定してみましょう。

1.前回に貼り付けした曜日のセルを範囲選択します。

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2.[ホーム]タブ→[スタイル]の「条件付き書式」→「ルールの管理(R)」を選択します。

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3.[条件付き書式ルールの管理]ウィンドウが開くので、「新規ルール(N)」を選択します。

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4.[ルールの種類を選択してください(S)]→「►指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択し、
つぎに、[ルールの内容を編集してください(E)]→[次の値の間]横の「▼」→「次の値に等しい」を選択します。

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5.[次の値に等しい]の隣の欄に「土」と入力し、下の「書式(E)」を選択します。

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6.[セルの書式設定]ウィンドウが開くので、[フォント]タブ→[色(C)]の「▼」→「青」を選択し、欄が青色になっていれば「OK」ボタンをクリックします。(プレビューに表示されます)

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※セルの背景に色をつることもできます。
[塗りつぶし]タブ→[背景色(C)]の中の色をクリック→「OK」ボタンをクリック

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7.[プレビュー:]欄で青色になっているのを確認して「OK」ボタンをクリックします。

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これで「土」が青色になる設定ができました。

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次は「日」を赤色に設定してみましょう。

8.設定方法は同様で、3~7の操作を繰り返します
違いは書式で色の設定をするときに「赤」を選びましょう。

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9.「日」の設定ができたら、「適用」ボタンをクリックします。(ウィンドウは開いた状態にしておきます)

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「土」が青色文字、「日」が赤色文字になりました。

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次回は「祝日に色をつける方法」をご紹介します。

リスト中の未記入のセルを見つけたいとき、データが多いと見つけ損ねることもありますよね。

そんなときは、未記入セルに書式を適用することで簡単に探すことができます。

★空白セルに書式を適用する方法(条件付き書式)★

 

下表の空白セルに赤色をつけます。

 

1.探したいセルを含む範囲を選択します。

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.[ホーム]タブ→[スタイル]→「条件付き書式」を選択し、「新しいルール(N)」を選択します。

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3.[ルールの種類を選択してください(S)]から「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択し、[ルールの内容を編集してください(E)]→[次のセルのみを書式設定(O)]から[セルの値]右の[▼]をクリックして「空白」を選択します。

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4.[プレビュー:]右端の「書式」ボタンをクリックします。

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5.[塗りつぶし]タブ→[背景色(C):]から「」を選び「OK」ボタンをクリックします。

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6.プレビュー右欄の背景が赤色になっているのを確認して「OK」ボタンをクリックします。

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空白セルが赤色になりました。

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前回ご紹介した「条件付き書式」機能は、指定した期間内のセルに書式を適用することもできます。

表に入力されている日付のうち、「今日」「昨日」「来週」「先週」などを指定し、書式を設定することで、その日付のセルの文字色や背景色を変えられます。

特定の期間のデータを探すときに便利です。

 

★指定した期間内のセルに書式を適用する方法★

 

下表から、「先週」の日付のセルに文字色と背景色をつけます。

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1.日付欄を範囲選択します。

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.[ホーム]タブ→[スタイル]→「条件付き書式」を選択し、「セルの強調表示ルール(H)」→「日付(A)」を選択します。

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3.[次の期間内の日付を含むセルを書式設定:]下の[▼]をクリックし、「先週」を選択し、[書式:]は「濃い赤の文字、明るい赤の背景」のままにしておきます。

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4.選択項目を確認して「OK」ボタンをクリックします。

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先週の日付に文字色と背景色がつきました。

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セルに指定の数値よりも大きい、小さい、同じ、というような条件を指定して、書式を自動的に適応することができます。(条件付き書式)

例えば、入金残額を明確にするために、残額がある場合はセルに色をつけ、残額がない場合は文字に色をつける、などの設定ができます。

入力前のセルに設定しておけば、入力したときに自動的に書式が適応されます。

今回は、
・残額がある場合はセルを赤色
・残額が0円の場合は文字を青色 に設定してみましょう。

 

★残額のあるセルに色をつける★

残額のある(指定の数値”0”よりも大きい)セルに赤色をつける、という設定をします。

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1.「残額」のセルを範囲選択します。

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.[ホーム]タブ→[スタイル]→「条件付き書式」を選択し、「セルの強調表示ルール(H)」→「指定の値より大きい(G)」を選択します。

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3.[次の値より大きいセルを書式設定:]の欄に「0」と入力し、[書式:]の[▼]→「明るい赤の背景」を選択します。

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4.内容を確認して「OK」ボタンをクリックします。

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残額のあるセルだけに赤色がつきました。

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★残額のない(0円)セルの文字に色をつける★

「残額のあるセルに色をつける」ルール(条件)に、「残額のないセルの文字を青色にする」ルールを追加設定します。

 

1.「残額」のセルを範囲選択し、[ホーム]タブ→[スタイル]→「条件付き書式」を選択し、「ルールの管理(R)」を選択します。

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2.「新規ルール(N)」を選択します。

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3.「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択、[次のセルのみを書式設定(O)]の中から「次の値に等しい」を選択、「0」を入力→[プレビュー:]から「書式(F)」ボタンをクリックします。

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4.[フォント]タブ→[色(C)]の[▼]からを選択します。

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5.色が青に変わったことを確認して「OK」ボタンをクリックします。

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6.[プレビュー:]欄の文字色を確認して「OK」ボタンをクリックします。

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7.[セルの値]が「=0」、[書式]が青文字になっているのを確認して「OK」ボタンをクリックします。

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残額のない(0円の)セルの文字が青になりました。

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 他の条件でも設定できますので、用途に応じて使ってみてください。