最近では、見積書などの書類をメールで送ることが増えていますよね。

しかし、エクセルで作ったファイルをそのままで送ってしまうと、メールを受け取った人がうっかり編集してしまったり、無断で内容を変更する可能性があります。

それでは困りますよね。

そこで、不都合を防ぐために、エクセルファイルをPDFファイルで保存して、そのPDFファイルを送付することをおすすめします。

 

ちなみにPDFファイルは、書式やレイアウトをそのまま画像のように保存するので、エクセル上で再度編集しようと思ってもできません。(編集するには専用ソフトが必要)
ですから、あやまって編集して上書きしたり、勝手に変更される心配がないのです。

PDFファイルを表示するには、Adobe Acrobat Readerが必要となりますが、パソコンにはじめから入っていたり、無料で配布されていますので、だれにでも見ることができますよ。
そのうえ、そのまま印刷もできるので相手にとっても便利なのです。

では今回は、エクセルファイルをPDFファイルに保存する方法をご紹介しましょう。

エクセルファイルをPDFで保存する方法

手順は簡単です。
PDFファイルにしたいファイルを開き、[名前を付けて保存]でファイルの種類を「PDF」に変更してから保存します。
では、エクセルファイル「見積書.xlsx」をPDFファイルとして保存してみましょう。

 

1.PDFファイルで保存したいファイルを開いて、[ファイル]タグをクリックします。

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2.メニューの中から「名前を付けて保存」を選びます。

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3.PDFファイルを保存したい場所を指定するために「参照」ボタンをクリックします。

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4.「名前を付けて保存」のウィンドウが開くので、保存する場所を指定してから、[ファイルの種類(T):]の右端▼マークをクリックして、「PDF(*.pdf)」を選びます。

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5.ファイル名が「見積書.pdf」となっているのを確認してください。
次に「最適化」と「発行後にファイルを開く(E)」の設定ですが、必要がなければそのまま「保存」ボタンをクリックしてください。

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最適化・・・
●標準(オンライン発行および印刷)(A)
…ファイルの印刷品質を高くする場合(きれいに印刷したいとき)

●最小サイズ(オンライン発行)(M)
…印刷品質よりもファイル サイズを優先する場合(ファイルの容量を小さくしたいとき)

発行後にファイルを開く(E)・・・
PDFファイルとして保存したあとに、自動的にそのファイルを開くかどうかを選ぶ。通常はチェックが入っている。

 

PDFファイルとして保存するページの指定などは、「オプション(O)」で設定します。

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6.設定ができれば「保存」ボタンをクリックします。

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保存されたPDFファイルが自動的に表示されます。
設定通りに保存できているかを確認しましょう。

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※PDFファイルが表示されないとき
パソコンに無料ソフト「Adobe Acrobat Reader」が入っていない場合は、「Adobeのサイト」からダウンロードしてください。

 

大量のシートをまとめて印刷したいときはないですか?

1シートずつ印刷ボタンを押していくのも面倒ですよね。

実は、まとめて印刷することができるのですよ。

今回は、選んだシートや全シートをまとめて印刷する方法をご紹介します。

複数のシートをまとめて印刷する方法

支店別にシートを分けた売上表ファイルがあります。

1.支店を選ぶ(バラバラのシートを選択)
2.大阪地区だけを選ぶ(シートを範囲選択)
3.全支店を選ぶ(全シート)

というパターンで印刷してみましょう。

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【パターン1】支店を選ぶ(バラバラのシートを選ぶ方法)

まず選びたいシートタブのひとつをクリックし、[Ctrl]キーを押したまま、選びたい残りのシートタブをクリックしていきます。

選ばれると、シートタブの下部が緑の太線になります。

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【パターン2】 大阪地区を選ぶ(シートを範囲で選ぶ方法)

まず選びたい範囲の端のシートタブをクリックし、[Shift]キーを押したまま範囲終わりのシートタブクリックします。

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シート「大阪支店」からシート「東大阪支店」までのシートが範囲選択されています。

 

 

【パターン3】 全支店を選ぶ(全シートを選ぶ方法)は、下記の4.で設定します。

 

 

では、大阪地区で範囲選択したシートを印刷してみましょう。(バラバラで選んだ場合も方法は同じです

1.「ファイルタブをクリックします。

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2.「印刷」をクリックします。

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↓プレビュー下のページ数で、大阪地区の5つのシートが選択されているのがわかります。

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3.ページ数が合っていれば、[設定]で▼ボタンをクリックし、「作業中のシートを印刷」を選びます。(はじめから選ばれていれば設定する必要はありません)

 

4.もし全シートを印刷したいときは、「ブック全体を印刷」を選びます。

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↓すると、ページ数が7ページ(全シート数)に変わります。

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5.「印刷ボタンをクリックします。(印刷が開始します)

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複数ページにわたっての印刷を、1ページ内に自動で収めて印刷することができます。
手動で余白や改ページを調整することなく、1ページ内に収める設定方法をご紹介します。

★1ページ内に収めて印刷する方法★

表を1ページ内に収めます。

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※上表は「2015/6/30」まであります。

 

1.[ファイル]タブ→[印刷]を選択しプレビュー画面にします。

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↓↓↓↓

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プレビューでみると表が2ページにわたって印刷されるので設定をします。

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2.プレビュー左にある[設定]→[拡大縮小なし]右の[▼]をクリックします。

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3.「シートを1ページに印刷」を選択します。

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もしくは、左下の[ページ設定]をクリックします。

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[ページ]タブ→[拡大縮小印刷]の「次のページ数に合わせて印刷(F):」にチェックをつけて「OK」ボタンをクリックします。

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これで表が1ページに収まりました。

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複数ページのリストを印刷するときに、2ページ以降にタイトル行(列)が印刷されなくて困ったことはありませんか?

タイトル行(列)を設定しておけば、2ページ以降にもタイトルが表示されて見やすいリストが印刷できます。

 

★タイトル行・列を2ページ以降にも印刷する方法★

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上の表を印刷プレビューすると、下のように2ページ目にはタイトルが表示されません。

2ページ目にもタイトル行が表示されるように設定します。

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1.[ページレイアウト]タブ→[ページ設定]→「印刷タイトル」を選択します。

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2.[シート]タブ→[タイトル行(R):]右端のアイコンをクリックしすると、「ページ設定-タイトル行:」ウインドウが出ます。

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↓↓↓↓

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3.タイトルにしたい行をクリック(複数行ならドラッグ)します。(選択範囲は自動的にウインドウ内に表示されます)

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4.右端のアイコンをクリックます。

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5.タイトル行を確認して「印刷プレビュー」ボタンをクリックします。

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2ページ目にもタイトル行が表示されました。

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印刷したい範囲を選択して印刷することができます。

シートの一部だけ、もしくは表の一部だけを印刷したいときに使ってみてください。

 

★印刷したい範囲を設定する方法★

下表の、時間が入力されている範囲の印刷設定をします。

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1.印刷したい範囲を選択します。

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2.[ページレイアウト]タブ→[ページ設定]→「印刷範囲」を選択し、「印刷範囲の設定(S)」を選択します。

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印刷範囲が選択されました。
選択されている範囲は罫線がグレーになっています。

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↓プレビュー画面

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●ページ設定ウインドウを使う場合●

1.[ページレイアウト]タブ→[ページ設定]右下端のアイコンをクリックします。

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2.[シート]タブ→[印刷範囲(A)]右端のアイコンをクリックしすると、「ページ設定-印刷範囲:」ウインドウが出ます。

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↓↓↓↓

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3.印刷したい範囲を選択し(選択範囲は自動的にウインドウ内に表示されます)、右端のアイコンをクリックます。

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4.印刷範囲が表示されているかを確認して「OK」ボタンをクリックすると印刷範囲が選択されます。

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★印刷したい範囲設定を解除する方法★

[ページレイアウト]タブ→[ページ設定]→「印刷範囲」を選択し、「印刷範囲のクリア(C)」を選択すると解除されます。

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