リボンの[編集]の中に「クリア」というボタンがあるのをご存知でしょうか?

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「書式だけを消去してデータだけを残したい」とか、
「データだけを消去して書式や数式は残したい」とか、
「データも書式も全て消去したい」なんていうことがあると思います。

単にデータを削除するだけでは書式が残っていたり、セルごと削除したら再びセルを挿入したり文字入力をしたりと、いろいろと手間がかかりますよね。

そんなときに便利なのがこの「クリア」ボタンなのです。

クリアボタンをうまく使い分ければ、作業が断然早くなりますよ!

クリアボタンの活用法

次の売上表を使って、クリアボタンの活用法を説明していきます。

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1.書式を消去して、データだけを残したい場合

クリアボタン横の▼マークをクリックして「書式のクリア(F)」を選びます。

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すると、罫線や背景色などの書式が削除されてデータだけが残ります。
データの文字サイズや太字などの装飾は消去されます。

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2.データだけを消去して、書式と数式を残したい場合

クリアボタン横の▼マークをクリックして「数式と値のクリア(C)」を選びます。

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すると、データが全て消去されて書式と数式が残ります。

 

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3.データも書式もすべて消去したい場合

クリアボタン横の▼マークをクリックして「すべてクリア(A)」を選びます。

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すると、データも書式も全て消去されます。

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連番を自動でつけ直しする方法(ROW関数)

直接入力した連番があります。

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もし1行削除したとしたら…

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削除した行の番号が抜けて、連番でなくなってしまいます。

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そこで今回は、行を削除しても自動的に連番をつけ直しする便利な関数をご紹介します。

それはROW(ロウ)関数です。

ROW関数が入力されているセルの行番号を表示させて、そこから、連番が入力されていない行数(今回では1行目なので「1」)を引いて連番を表示させます。

ではさっそく、操作方法を説明していきましょう。

 

1.連番を表示させたいセル(A2)を選択し、数式バー横の[fx]関数の挿入ボタンをクリックします。

 

2.関数の挿入ウインドウが開くので、[関数の分類(C):]→「検索/行列」、[関数名(N):]→「ROW」を選び、「OK」ボタンをクリックします。

 

3.関数の挿入ウインドウが開いたら、何も入力しないままで「OK」ボタンをクリックします。

※何も入力せずに引数を省略すると、そのセルの行番号が表示されます。
今回の場合は2行目なので「2」と表示されます。

 

4.数式バーに表示されている関数式の後ろをクリックして「-1」と半角入力をし、[Enter]キーを押します。

↓ ↓ ↓ ↓

「1」と表示されました。

 

5.下のセルにも関数をコピーするために、フィルハンドル(+)を下へドラッグします。

 

連番が入力できました。

 

では、ためしに1行削除してみましょう。

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削除しても番号が抜けないで連番になります。

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会員名簿や商品のデータベースなどで、同じデータが重複していたことはありませんか?

重複したデータを目で見て探し出すのは大変な作業です。

そんなときに便利なのは、エクセルの「重複の削除」という機能です。

基準項目をチェックするだけで、重なったデータをすばやく削除してくれます。

重複したデータを削除する方法

下の名簿の中の重複したデータを削除しましょう

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1.表の項目をひとつ選択し、[データ]タグ→「重複の削除」ボタンクリックします。

 

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↓ ↓ ↓

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2.「重複の削除」ウインドウが開くので、表示されている項目の「No.」のチェックをはずして「OK」ボタンをクリックします。

(「氏名」「年齢」「性別」「生年月日」が一致すると重複してるとみなされます)

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3.重複するデータの数残ったデータの数が表示されるので、確認をしたら「OK」をクリックします。

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3つのデータが削除されました。

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<削除されたデータを知りたい場合>

データが削除されていると、項目「No.」の上のセルとの数字の差が「2」以上になるので、「下のセル-上のセル」という数式で数字の差をもとめてみます。

 

1.セルF3に「=A3-A2」と半角入力し、「Enter」キーを押します。

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「1」と表示されました。

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2.F3セルの右下のフィルハンドルをダブルクリックして、下のセルに数式をコピーします。

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数字の差が「2」と「3」が、データが削除された箇所です。
消えているNo.をみてみると、No.16、No.24、No.25が削除されたデータとなります。

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エクセルにホームページのURL(メールアドレス)を入力すると、自動的にリンク設定された状態になります。(ハイパーリンク)
リンク設定してあれば、クリックするだけで自動的にブラウザが起動してホームページにアクセスされ便利です。
(メールアドレスの場合は、メーラーが起動します。)

便利な機能なのですが、たとえば、名簿を作っていて、URLやメールアドレスを入力する際に、意図せずにブラウザやメーラーが起動して困るなんてことありませんか?

そんなときは、リンク設定を削除する、もしくは、初めに自動的にリンク設定がされないようにしておくととよいでしょう。

それでは、今回は「リンク設定を削除する方法」そして「自動的にリンク設定されないようにする方法」をご紹介します。

 

★ハイパーリンクを削除する方法★

下表1行目のURLのリンク設定を削除しましょう。

(青文字に下線がある状態はリンクが設定されています)

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1.リンクを削除したいセルを右クリック→「ハイパーリンクの削除(R)」を選択します。

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1行目のリンク設定が削除されました。

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★ハイパーリンクを自動的に設定されないようにする方法★

入力する前に「オプション」メニューで設定します。

1.「ファイル」タブをクリックします。

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2.「オプション」を選択します。

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3.「文書校正」→「オートコレクトのオプション(A)」ボタンをクリックします。

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4.[オートコレクト]タグ→「[オートコレクト オプション]ボタンを表示する(H)」チェックを外し、「OK」ボタンをクリックします。

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5.「OK」ボタンをクリックします。

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この設定をしておけば、自動的にリンク設定されることはありません。

 

前回に引き続き、よく使う操作のアイコンをクイックアクセスツールバーに追加、削除する方法をご紹介します。

●クイックアクセスツールバーから直接削除する方法

●オプションウィンドウから追加、削除する方法

 

★クイックアクセスツールバーからアイコンを削除する方法★

「名前を付けて保存」のアイコンを削除しましょう。

1.削除したいアイコンを右クリックし、「クイックアクセスツールバーから削除(R)」を選びます。

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ツールバーから「名前を付けて保存」アイコンが削除されました。

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★オプションウインドウから追加・削除する方法★

「名前を付けて保存」アイコンを追加、「印刷設定」アイコンを削除してみましょう。

 

<「名前を付けて保存」アイコンを追加>

1.クイックアクセスツールバーのアイコン右横にあるマーク[▼]をクリックし、「その他のコマンド(M)」を選びます。

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2.コマンドの選択(C)[基本的なコマンド]から「名前を付けて保存」をクリックし、「追加(A)>>」ボタンをクリックします。

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右の欄に「名前を付けて保存」アイコンが追加されました。

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<「印刷設定」アイコンを削除>

3.次に右の欄から「印刷設定」アイコンをクリックし、「<<削除(R)」ボタンをクリックします。

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4.アイコンの追加、削除が設定できたら「OK」ボタンをクリックします。

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「名前を付けて保存」アイコンが追加され、「印刷設定」アイコンが削除されました。

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セルに入力したデータを、条件にあわせて削除することができます。

・書式設定(文字設定や罫線など)は残したままデータを削除したい
・データは残したままで書式設定だけを削除したい
・データも書式設定も全て削除して初期のセルの状態に戻したい

このような場合「クリア機能」を使って簡単に削除することができます。
ぜひ使ってみてください。

 

 

★書式設定を残したままデータを削除する方法★

1.削除したいデータのセルを選択します。

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2.キーボードの[Delete]キーを押すか、または、[ホーム]タブ→[クリア]ボタンの▼を選択し、[数式と値のクリア(C)]を選択します。

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データが削除されました。書式設定は残っています。

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★データを残したまま書式設定だけを削除する方法★

1.削除したいデータのセルを選択します。

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2.[ホーム]タブ→[クリア]ボタンの▼を選択し、[書式のクリア(F)]を選択します。

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書式設定(文字設定、罫線)だけが削除されました。

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★データも書式設定も全て削除する方法★

1.削除したいデータのセルを選択します。

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2.[ホーム]タブ→[クリア]ボタンの▼を選択し、[すべてクリア(A)]を選択します。

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データも書式設定も全て削除されました。

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