リボンの[編集]の中に「クリア」というボタンがあるのをご存知でしょうか?

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「書式だけを消去してデータだけを残したい」とか、
「データだけを消去して書式や数式は残したい」とか、
「データも書式も全て消去したい」なんていうことがあると思います。

単にデータを削除するだけでは書式が残っていたり、セルごと削除したら再びセルを挿入したり文字入力をしたりと、いろいろと手間がかかりますよね。

そんなときに便利なのがこの「クリア」ボタンなのです。

クリアボタンをうまく使い分ければ、作業が断然早くなりますよ!

クリアボタンの活用法

次の売上表を使って、クリアボタンの活用法を説明していきます。

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1.書式を消去して、データだけを残したい場合

クリアボタン横の▼マークをクリックして「書式のクリア(F)」を選びます。

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すると、罫線や背景色などの書式が削除されてデータだけが残ります。
データの文字サイズや太字などの装飾は消去されます。

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2.データだけを消去して、書式と数式を残したい場合

クリアボタン横の▼マークをクリックして「数式と値のクリア(C)」を選びます。

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すると、データが全て消去されて書式と数式が残ります。

 

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3.データも書式もすべて消去したい場合

クリアボタン横の▼マークをクリックして「すべてクリア(A)」を選びます。

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すると、データも書式も全て消去されます。

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会員名簿や商品のデータベースなどで、同じデータが重複していたことはありませんか?

重複したデータを目で見て探し出すのは大変な作業です。

そんなときに便利なのは、エクセルの「重複の削除」という機能です。

基準項目をチェックするだけで、重なったデータをすばやく削除してくれます。

重複したデータを削除する方法

下の名簿の中の重複したデータを削除しましょう

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1.表の項目をひとつ選択し、[データ]タグ→「重複の削除」ボタンクリックします。

 

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↓ ↓ ↓

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2.「重複の削除」ウインドウが開くので、表示されている項目の「No.」のチェックをはずして「OK」ボタンをクリックします。

(「氏名」「年齢」「性別」「生年月日」が一致すると重複してるとみなされます)

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3.重複するデータの数残ったデータの数が表示されるので、確認をしたら「OK」をクリックします。

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3つのデータが削除されました。

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<削除されたデータを知りたい場合>

データが削除されていると、項目「No.」の上のセルとの数字の差が「2」以上になるので、「下のセル-上のセル」という数式で数字の差をもとめてみます。

 

1.セルF3に「=A3-A2」と半角入力し、「Enter」キーを押します。

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「1」と表示されました。

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2.F3セルの右下のフィルハンドルをダブルクリックして、下のセルに数式をコピーします。

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数字の差が「2」と「3」が、データが削除された箇所です。
消えているNo.をみてみると、No.16、No.24、No.25が削除されたデータとなります。

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作成した表を別のシートに貼り付けたいときはありませんか?

普通にコピー&貼り付けをして、列幅が違ってレイアウトが崩れてしまうと困りますよね。

そんなときにはこれからご紹介する「表を画像として貼り付ける方法」を使ってみましょう。

貼り付けたあとの元の表は、画像データなので編集はできませんが(拡大縮小は可能)、元の表のデータを変更したときは貼り付けた画像データにも反映されるので便利です。

★表を別のシートに配置する方法★

下の価格表を別シートの個人別売上表の下に配置させてみましょう。

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1.貼り付けたい元の表(価格表)を選択し、[ホーム]タブ→「コピー」アイコンをクリックします。

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2.貼り付け先のワークシートを選びり付けたい範囲の左上のセルを選択します。
 次に、[ホーム]タブ→貼り付けアイコン下の「▼」をクリックします。

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3.[貼り付け]の中から「リンクされた図(I)」を選択します。

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価格表がほかのシートに貼り付けられました。

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貼り付けられた表は拡大縮小と移動はできますが、データの編集は直接できません。
しかし、元の表を変更した場合は、貼り付けられた表(画像)にも反映されます。
(下図参照)

 

『拡大縮小』

「□」印をドラッグすると・・・

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↓ ↓ ↓ ↓

拡大(縮小)できます。

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『元の表のデータ変更→反映』

元の表のデータを\980→¥1,000に変更すると・・・

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↓ ↓ ↓ ↓

変更した箇所が反映されます。

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ひとつのセルに氏名を入力したあとに、姓と名を別々にしたいということはありませんか?

「区切り位置」の機能を使えば、姓名の長さ(文字数)に関係なく、簡単に分割することができます。

事前に、氏名の姓と名の間に「区切り位置」となる「スペース」を入れておくことをお忘れなく!

 ★文字列を別のセルに分割する方法(区切り位置)★

下の名簿の氏名を、「姓」と「名」のセルに分割してみましょう。

「氏名」列の隣に列を挿入して、「名」の部分を隣のセルに移動させます。

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1.「名」列を作るために、「〒」(C列)を右クリックして「挿入(I)」を選択します。

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2.挿入できたら項目名「名」と入力し、「氏名」を「姓」に変更します。

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3.分割する文字列を選択します。

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4.[データ]タブ→「区切り位置」を選択します。

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5.ウィザードが表示されたら、[データのファイル形式を選択してください:]で「カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ(D)」にチェックを入れ(初期設定ではもとからチェックが入っている)、「次へ(N)」ボタンを押します。

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6.[区切り文字]では「タブ」のチェックをはずして「スペース」にチェックを入れます。正しく区切られているかを確認してから「完了(F)」ボタンを押します。

([区切り文字]は区切るために挿入しているものを選択してください。今回は「スペース」です)

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7.下記のような表示がでたら「OK」を選択します。(区切られた文字が隣のセルに上書きされます

もし上書きしたくない場合はキャンセルを選択し、区切った文字を表示させる列をあらかじめ作っておきましょう。

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氏名が「姓」列と「名」列に分割されました。

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同じ文字や数字をたくさんのセルに入力しなければいけないとき。

すべてを手入力するのは労力と時間がかかって大変ですよね。

そこで、あらかじめ範囲選択して同じデータを一括入力できる方法をご紹介しましょう。

★複数のセルに同じデータを一括入力する方法★

下表の「第1期」と「第2期」列に、「入金済み」を一括入力してみましょう。

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1.「第1期」と「第2期」のセルを範囲選択します。

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2.「入金済み」と入力します。

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3.文字入力を確定させて、[Ctrl]+[Enter]キーを押します。

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選択したセルに同じ文字が一括入力されました。

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※離れたセルでも一括入力はできます。

(例)セルB3~B5とセルC6~C8を範囲選択し、上記の2、3の操作を行ないます。

セルを選択する ↓

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離れたセルも選ぶときは、[Ctrl]キーを押しながら選択する ↓

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文字入力をして[Ctrl]+[Enter]キーを押す ↓

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文字を入力するときに、「ひらがな」「半角英数字」「カタカナ」等のモードを自動的に切り替えることができます。

セルごとに切り替え設定をしておけば、文字入力モードを切り替えたり、ファンクションキーで変換する手間を省くことができます。

便利なだけでなく、全角/半角を統一することで入力誤りを防ぐこともできますので、ぜひ活用してみてください。

★文字入力モードを自動切り換えする方法★

下表の「〒」と「電話番号」への入力時に、自動的に「半角英数字」モードへ切り替わる設定をしましょう。

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1.設定する「〒」セルを選択し、[Ctlr]キーを押しながら「電話番号」セルを選択します。

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2.[データ]タブ「データの入力規則」→「データの入力規則(V)」を選択します。

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3.[日本語入力]タブを選び、[▼]をクリックして「半角英数字」を選択します。

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4.「半角英数字」を選ばれているかを確認して「OK」ボタンをクリックします。

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「〒」と「電話番号」のセルを選択すると、入力モードが「ふりがな」から自動的に「半角英数字」に切り替わります。

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↓ ↓ ↓

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次に残りのセルに設定をコピーしましょう。

5.設定したセルを含む行を選択しコピーします。

コピーは、右クリック→「コピー(C)」を選択、もしくは[Ctrl]+[c]を押します。

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6.コピーしたい先のセルを範囲選択します。

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7.[ホーム]タグ→[貼り付け]▼印をクリック→「形式を選択して貼り付け(S)」を選択、もしくは、[Ctrl]+[Alt]+[v]を押します。

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8.「入力規則」にチェックをして「OK」ボタンを押します。

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これで自動切り替えの設定がコピーされました。

 

選択肢が決まっているのに毎回入力するのが面倒だってことはありませんか?

そんなときは、選択肢をリスト表示させて選ぶだけで入力完了!という便利は方法があります。

入力前にセルに設定をします。選択肢の追加、削除も簡単です。

★リストから選んで文字入力する方法(データの入力規則)★

下表のように「早退」と「有給」をリストから選べるように設定してみましょう。

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1.リストを設定したいセルのひとつを選択します。

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2.[データ]タブ「データの入力規則」→「データの入力規則(V)」を選択します。

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3.「入力値の種類(A):」の「▼」マークをクリックして「リスト」を選択します。

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4.「元の値(S):」欄に選択肢にしたい文字を入力します。文字と文字の間は「,」(半角コンマ)を入れて区切ります。

入力ができれば「OK」ボタンをクリックします。

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セルの右横に「▼」マークがついて、マークをクリックするとリスト(選択肢)が表示されます。

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5.下のセルに設定をコピーをします。
セルの右下に出る「+」(フィルハンドル)をコピーしたい範囲の最後までドラッグします。

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↓ ↓ ↓

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6.設定がコピーされたので、該当のセルで「早退」と「有給」をそれぞれリストから選びます。

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選択するだけで文字が入力されました。

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 ※注意 入力規則でリスト表示設定をしたときは、直接文字入力はできません

 

前回はひとつの条件で並べ替えをしました。(こちら

「日付と金額で並べ替えたい」というように、ふたつ以上の条件で並べ替えたいこともあるでしょう。

そんなときには並べ替えの条件を追加作成していきます。

 

★データを複数の条件で並べ替える方法★

下表を、[週合計]を金額の大きい順、かつ[氏名]を五十音順に並べ替えましょう。
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1.並び替えたい列のデータが入っているセルを選択します。(今回は[週合計]列)

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2.[データ]タグ→「並べ替え」をクリックします。

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3.まず「先頭行をデータの見出しとして使用する(H)」にチェックが入っているか確認します。

[最優先されるキー]行→[列]項目の[▼]クリック→「週合計」を選択します。

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4.[順序]項目の[▼]クリック→「降順」を選択します。

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これで[週合計]の並べ替え条件が入力できました。

 

5.次の条件を追加するために[レベルの追加(A)]ボタンをクリックします。

[次に優先されるキー]行→[列]項目の[▼]クリック→「氏名」を選択します。

[順序]項目は「昇順」のままでOKです。

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  これで[氏名]の並べ替え条件が入力できました。

 

6.条件内容を確認したら「OK」ボタンをクリックします。

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まず金額が大きい順に、そして、同じ金額のなかで氏名が五十音順に並び変わりました。

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数値、日付、アルファベット、日本語を、昇順、降順、また五十音順に並べ替えることができます。

・昇順…少ない順に並べ替える
・降順…多い順に並べ替える

売り上げ金額、販売数、商品コードなどを並べ替えたいときに便利ですよ。

 

 ★データを昇順(降順)に並べ替える方法★

下表の週合計を金額の少ない順(昇順)に並べ替えましょう。

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1.週合計のいずれかのセルを選択します。(今回はG2セルを選択)

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2.[データ]タグ→「AZ↓」アイコンをクリックします。

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データが少ない順(昇順)に並べ替わりました。

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多い順(降順)に並べ替える場合は、
[データ]タグ→「ZA↓」アイコンをクリックします。

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データが多い順(降順)に並べ替わりました。

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・名簿の姓名を別のセルに分けたい。
・郵便番号と住所を別のセルに分けたい。
・番号を”-“で繋げて1つにしたい。

など、データを分けたり、つなげたい場面があると思います。

今までは関数を使っていたところを、規則性のあるデータであれば「フラッシュフィル」という機能で簡単にできるのです。(Excel2013からの新機能です)

入力の時間短縮にぜひお役立てください。

 

★フラッシュフィル機能を使ってデータを分ける★

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1.分けたいデータの1列目最初の数値(文字)を入力し、選択状態にしておきます。

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.[データ]タブ→[フラッシュフィル]ボタンをクリックします。

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2列目以降のデータが自動的に入力されました。

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商品No.も同様に操作すると以下のようになります。

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★フラッシュフィル機能を使ってデータを結合する★

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1.つなげたいデータの1列目のみを入力し、選択状態にしておきます。

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2.[データ]タブ→[フラッシュフィル]ボタンをクリックします。

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2列目以降のデータが自動的に結合されて入力されました。

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※上記の場合「支店No.は3桁」「間にハイフン(-)」「商品No.は4桁」という規則性があります。氏名の場合「姓と名の間にスペースが入っている」などの規則性がないと、うまく機能しない場合がありますのでご注意ください。