文字変換シリーズの最後は、英単語の頭文字だけを大文字に変換する方法です。

英語で人名、月、曜日を書く場合、頭文字だけを大文字にしますよね。
これを入力するには、Shiftキーを押したり離したりで打ち間違いが多く面倒だったりしませんか?

そんなときに便利な関数が「PROPER(プロパー)関数」です。
UPPER関数は、英単語の頭文字だけを大文字に変換します。
関数の入力方法は簡単で、関数を選んで大文字にしたい文字の入っているセルを選ぶだけです。

◇PROPER(プロパー)関数…英単語の頭文字だけを大文字に変換する /PROPER(文字列)

英単語の頭文字だけを大文字に変換する方法(PROPER関数)

文字、小文字のみで入力されている英単語の頭文字をすべて大文字に変換しましょう。

 

1.頭文字を大文字表示させるセル(B2)を選択し、関数の挿入ボタン「fx」をクリックします。

img20151001_02_1

 

2.関数の挿入ウインドウが開くので、[関数の分類(C)]から「文字列操作」を選び、[関数名(N)]から「PROPER」を選び「OK」ボタンをクリックします。

 

3.「文字列」欄に、セルA2を選択します。

↓ ↓ ↓

 

4.「文字列」欄に「A2」と表示されたら、「OK」ボタンをクリックします。

 

英単語の頭文字が大文字に変換されました。

 

では、数式を下のセルにコピーしましょう。

5.コピーするセル(B2)の右下にマウスポインターをおいて、フィルハンドル(+)をダブルクリックします。

 

ほかのセルの文字もすべて大文字に変換されました。

 

 

文字変換シリーズの第3段です。

英字の大文字をキーボードから入力するはどのようにしていますか?
Shiftキーを押しながら打つのも指が大変だし、Caps Lockをかけたままでは小文字を打つときにややこしいし、と、英字の大文字を打ち込むのは意外と手間だったりもします。

そこで、もしすべての英字を大文字の表記にしたいときは「UPPER(アッパー)関数」を使いましょう。
UPPER関数は、すべての英字を大文字に変換します。
なので、UPPER関数を使えば、小文字が混ざっていたり、すべてが小文字だったりしても、一発で大文字に変換できるのです。
操作は簡単で、関数を選んで大文字にしたい文字の入っているセルを選ぶだけです。

一方、英字をすべて小文字に変換する関数は「LOWER(ロワー)関数」といいます。
操作方法はUPPER関数と同じなので、セットで覚えておくといいですね。

◇UPPER(アッパー)関数…英字をすべて大文字に変換する /UPPER(文字列)
◇LOWER(ロワー)関数…英字をすべて小文字に変換する /LOWER(文字列)

英字をすべて大文字に変換する方法(UPPER関数)

文字と小文字が混じっている英字をすべて大文字表記に変換しましょう。

 

1.大文字を表示させるセル(B2)を選択し、関数の挿入ボタン「fx」をクリックします。

img20151001_02_1

 

2.関数の挿入ウインドウが開くので、[関数の分類(C)]から「文字列操作」を選び、[関数名(N)]から「UPPER」を選び「OK」ボタンをクリックします。(小文字表記にしたいときは「LOWER」を選びます)

 

3.「文字列」欄に、セルA2を選択します。

↓ ↓ ↓

 

4.「文字列」欄に「A2」と表示されたら、「OK」ボタンをクリックします。

 

すべて大文字に変換されました。

 

では、数式を下のセルにコピーしましょう。

5.コピーするセル(B2)の右下にマウスポインターをおいて、フィルハンドル(+)をダブルクリックします。

 

ほかのセルの文字もすべて大文字に変換されました。

 

 

前回、英数字やカタカナを全角文字から半角文字にするASC関数をご紹介しました。

そこで今回は、その反対で、半角カタカナが混じっているのを全角にしたり、半角数字をすべて全角にしたいときなどに役立つJIS関数を紹介しましょう。

操作は簡単で、関数を選んで全角文字にしたいセルを選ぶだけです。

◇JIS(ジス)関数…半角文字を全角文字に変換する /JIS(文字列)

半角文字を全角文字に変換する方法(JIS関数)

半角文字と全角文字が混じっている電話番号、建物名、番地を全角に変換しましょう。

img20151225_01

 

1.全角文字を表示させるセル(B2)を選択し、関数の挿入ボタン「fx」をクリックします。

img20151001_02_1

 

2.関数の挿入ウインドウが開くので、[関数の分類(C)]から「文字列操作」を選び、[関数名(N)]から「JIS」を選び「OK」ボタンをクリックします。

 

3.「文字列」欄に、セルA2を選択します。

↓ ↓ ↓

 

4.「文字列」欄に「A2」と表示されたら、「OK」ボタンをクリックします。

 

半角文字が全角文字に変換されました。

 

では、数式を下のセルにコピーしましょう。

5.コピーするセル(B2)の右下にマウスポインターをおいて、フィルハンドル(+)をダブルクリックします。

 

ほかのセルの文字もすべて全角文字に変換されました。

 

 

顧客リストや住所録において、郵便番号や電話番号などの数字、住所に入っているカタカナや英語が全角だったり半角だったりと混じっているときはありませんか?

日ごろ、あまり気にしていないと思いますが、全角文字か半角文字かに統一されていないと、検索やデータを絞り込むときにうまくできないことがあります。
かといって、手入力で直していくのも手間ですよね。
実は、そういうときに便利な関数があるのです。

ということで、今回は、
全角文字を半角文字にするASC関数を紹介しましょう。
操作は簡単で、関数を選んで半角文字にしたいセルを選ぶだけです。

◇ASC(アスキー)関数…全角文字を半角文字に変換する /ASC(文字列)

全角文字を半角文字に変換する方法(ASC関数)

全角文字と半角文字が混じっている電話番号を、半角文字に変換しましょう。

img20151217_00

 

1.半角文字を表示させるセル(B2)を選択し、関数の挿入ボタン「fx」をクリックします。

img20151217_01

img20151001_02_1

 

2.関数の挿入ウインドウが開くので、[関数の分類(C)]から「文字列操作」を選び、[関数名(N)]から「ASC」を選び「OK」ボタンをクリックします。

img20151217_02

 

3.「文字列」欄に、セルA2を選択します。

img20151217_03

↓ ↓ ↓

img20151217_04

 

4.「文字列」欄に「A2」と表示されたら、「OK」ボタンをクリックします。

img20151217_05

 

全角文字の電話番号が半角文字に変換されました。

img20151217_06

 

では、数式を下のセルにコピーしましょう。

5.コピーするセル(B2)の右下にマウスポインターをおいて、フィルハンドル(+)をダブルクリックします。

img20151217_07

 

ほかのセルの文字もすべて半角文字に変換されました。

img20151217_08

 

 

書類を送るために送り先住所が必要なのですが、都道府県、市町村などが別のセルに入力されている住所データしかありません。さてどうしましょう?

そのようなときに役立つ関数があります。
それは、「CONCATENATE(コンカティネイト)関数」といって、セルのデータをつなげて表示します。

「&」を使ってつなげていく方法もありますが、CONCATENATE関数で式を作るほうがミスなく簡単にできます。特に、つなげるセルが多いときは関数を使ことをおすすめします。

◇CONCATENATE関数・・・複数のセルに入力されている文字列を結合します。(30個まで)

CONCATENATE=(文字列1,文字列2,文字列3,・・・)

セル内のデータをつなげる方法(CONCATENATE関数)

下の別々のセルに入力されている住所データをひとつにつなげてみましょう。

img20151207_01

 

1.ひとつにした住所を表示するセル(A5)を選択し、関数の挿入ボタン「fx」をクリックします。

img20151207_02

img20151001_02_1

 

2.関数の挿入ウインドウが開くので、[関数の分類(C)]から「文字列操作」を選び、[関数名(N)]から「CONCATENATE」を選び「OK」ボタンをクリックします。

img20151207_03

 

3.「文字列1」欄にマウスカーソルがあるのを確認し、セルA2を選択します。

img20151207_04

img20151207_05

 

4.「文字列1」欄に「A2」と自動的に入力されたら、次に「文字列2」欄をクリックし、セルB2を選択します。

img20151207_06

「文字列2」欄をクリックしてから↓

img20151207_07

 

5.「文字列2」欄に「B2」と自動的に入力されたら、同様に「文字列5」までセルを選択していき、スクロール下の「▼」を1回クリックします。

img20151207_08

↓ ↓ ↓ ↓

img20151207_09

 

6.住所と建物名の間に「スペース」を入れたいので、「文字列6」の欄が表示されたら、キーボードから半角スペースを入力します。

そして、スクロール下の「▼」を1回クリックします。

img20151207_10

 

7.「文字列7」の欄が表示されたら、セルF2を選択します。

img20151207_11

 

8.「文字列7」欄に「F2」と入力されたら、「OK」ボタンをクリックします。

img20151207_12

 

住所がひとつにつながって表示されました。

img20151207_13

 

 

最近では、見積書などの書類をメールで送ることが増えていますよね。

しかし、エクセルで作ったファイルをそのままで送ってしまうと、メールを受け取った人がうっかり編集してしまったり、無断で内容を変更する可能性があります。

それでは困りますよね。

そこで、不都合を防ぐために、エクセルファイルをPDFファイルで保存して、そのPDFファイルを送付することをおすすめします。

 

ちなみにPDFファイルは、書式やレイアウトをそのまま画像のように保存するので、エクセル上で再度編集しようと思ってもできません。(編集するには専用ソフトが必要)
ですから、あやまって編集して上書きしたり、勝手に変更される心配がないのです。

PDFファイルを表示するには、Adobe Acrobat Readerが必要となりますが、パソコンにはじめから入っていたり、無料で配布されていますので、だれにでも見ることができますよ。
そのうえ、そのまま印刷もできるので相手にとっても便利なのです。

では今回は、エクセルファイルをPDFファイルに保存する方法をご紹介しましょう。

エクセルファイルをPDFで保存する方法

手順は簡単です。
PDFファイルにしたいファイルを開き、[名前を付けて保存]でファイルの種類を「PDF」に変更してから保存します。
では、エクセルファイル「見積書.xlsx」をPDFファイルとして保存してみましょう。

 

1.PDFファイルで保存したいファイルを開いて、[ファイル]タグをクリックします。

img20151123_01

 

2.メニューの中から「名前を付けて保存」を選びます。

img20151123_02

 

3.PDFファイルを保存したい場所を指定するために「参照」ボタンをクリックします。

img20151123_03

 

4.「名前を付けて保存」のウィンドウが開くので、保存する場所を指定してから、[ファイルの種類(T):]の右端▼マークをクリックして、「PDF(*.pdf)」を選びます。

img20151123_04

 

5.ファイル名が「見積書.pdf」となっているのを確認してください。
次に「最適化」と「発行後にファイルを開く(E)」の設定ですが、必要がなければそのまま「保存」ボタンをクリックしてください。

img20151123_05

最適化・・・
●標準(オンライン発行および印刷)(A)
…ファイルの印刷品質を高くする場合(きれいに印刷したいとき)

●最小サイズ(オンライン発行)(M)
…印刷品質よりもファイル サイズを優先する場合(ファイルの容量を小さくしたいとき)

発行後にファイルを開く(E)・・・
PDFファイルとして保存したあとに、自動的にそのファイルを開くかどうかを選ぶ。通常はチェックが入っている。

 

PDFファイルとして保存するページの指定などは、「オプション(O)」で設定します。

img20151123_06

 

6.設定ができれば「保存」ボタンをクリックします。

img20151123_07

 

保存されたPDFファイルが自動的に表示されます。
設定通りに保存できているかを確認しましょう。

img20151123_08

※PDFファイルが表示されないとき
パソコンに無料ソフト「Adobe Acrobat Reader」が入っていない場合は、「Adobeのサイト」からダウンロードしてください。

 

大量のシートをまとめて印刷したいときはないですか?

1シートずつ印刷ボタンを押していくのも面倒ですよね。

実は、まとめて印刷することができるのですよ。

今回は、選んだシートや全シートをまとめて印刷する方法をご紹介します。

複数のシートをまとめて印刷する方法

支店別にシートを分けた売上表ファイルがあります。

1.支店を選ぶ(バラバラのシートを選択)
2.大阪地区だけを選ぶ(シートを範囲選択)
3.全支店を選ぶ(全シート)

というパターンで印刷してみましょう。

img20151102_01

 

【パターン1】支店を選ぶ(バラバラのシートを選ぶ方法)

まず選びたいシートタブのひとつをクリックし、[Ctrl]キーを押したまま、選びたい残りのシートタブをクリックしていきます。

選ばれると、シートタブの下部が緑の太線になります。

img20151102_02

 

 

【パターン2】 大阪地区を選ぶ(シートを範囲で選ぶ方法)

まず選びたい範囲の端のシートタブをクリックし、[Shift]キーを押したまま範囲終わりのシートタブクリックします。

img20151102_03

シート「大阪支店」からシート「東大阪支店」までのシートが範囲選択されています。

 

 

【パターン3】 全支店を選ぶ(全シートを選ぶ方法)は、下記の4.で設定します。

 

 

では、大阪地区で範囲選択したシートを印刷してみましょう。(バラバラで選んだ場合も方法は同じです

1.「ファイルタブをクリックします。

img20151102_04

 

2.「印刷」をクリックします。

img20151102_05

 

↓プレビュー下のページ数で、大阪地区の5つのシートが選択されているのがわかります。

img20151102_06-2

 

3.ページ数が合っていれば、[設定]で▼ボタンをクリックし、「作業中のシートを印刷」を選びます。(はじめから選ばれていれば設定する必要はありません)

 

4.もし全シートを印刷したいときは、「ブック全体を印刷」を選びます。

img20151102_07-1

↓すると、ページ数が7ページ(全シート数)に変わります。

img20151102_07-2

 

5.「印刷ボタンをクリックします。(印刷が開始します)

img20151102_08

 

 

会員名簿や商品のデータベースなどで、同じデータが重複していたことはありませんか?

重複したデータを目で見て探し出すのは大変な作業です。

そんなときに便利なのは、エクセルの「重複の削除」という機能です。

基準項目をチェックするだけで、重なったデータをすばやく削除してくれます。

重複したデータを削除する方法

下の名簿の中の重複したデータを削除しましょう

img20151029_01

 

1.表の項目をひとつ選択し、[データ]タグ→「重複の削除」ボタンクリックします。

 

img20151029_02

↓ ↓ ↓

img20151029_02-2

 

2.「重複の削除」ウインドウが開くので、表示されている項目の「No.」のチェックをはずして「OK」ボタンをクリックします。

(「氏名」「年齢」「性別」「生年月日」が一致すると重複してるとみなされます)

img20151029_03

 

3.重複するデータの数残ったデータの数が表示されるので、確認をしたら「OK」をクリックします。

img20151029_04

 

3つのデータが削除されました。

img20151029_09

 

<削除されたデータを知りたい場合>

データが削除されていると、項目「No.」の上のセルとの数字の差が「2」以上になるので、「下のセル-上のセル」という数式で数字の差をもとめてみます。

 

1.セルF3に「=A3-A2」と半角入力し、「Enter」キーを押します。

img20151029_05

 

「1」と表示されました。

img20151029_06

 

2.F3セルの右下のフィルハンドルをダブルクリックして、下のセルに数式をコピーします。

img20151029_07

 

数字の差が「2」と「3」が、データが削除された箇所です。
消えているNo.をみてみると、No.16、No.24、No.25が削除されたデータとなります。

img20151029_08

 

 

前回の続きで、「2日」以降のセルに日付を表示させて予定表を完成させます。

前回→「年月を入力するだけで自動的に日付が表示される方法1(DATE関数)

方法は簡単で、「2日」のセルに簡単な数式を入れ、あとは残りのセルにコピー&ペーストするだけです。

年月を入力するだけで自動的に日付が表示される方法2

1.「11月1日」の下のセル(B6)を選択し、「=B5+1」と直接入力して[Enter]キーを押します。(「B5」の箇所は直接B5セルをクリックしてもOK)

img20151025_01

 

「11月1日」に1日をが足されて「11月2日」になりました。

img20151023_12

 

では、下のセルに数式をコピーしましょう。

3.「11月2日」のセル(B6)を選択し、セル右下のフィルハンドル(+)を下までドラッグします。

img20151023_13

 

下まで日付が表示されました。

img20151025_04

 

4.12月の予定表を作るときには、月の欄(セルF2)に12」と半角入力します。
また、翌年の1月のときは、年の欄(セルD2)に2016」、月の欄(セルF2)に1」と半角入力します。

img20151025_05

 

その場合、月末の欄が空白になるので、すぐ上のセルのフィルハンドルをドラッグして、数式をコピーしましょう。

img20151025_06

 

 

本日はリクエストにお答えいたします。

毎月、月間予定表の日付を作るとなると、その都度、入力するのは面倒だと思いませんか?
そこで、年と月を入力するだけで一ヶ月の日付が自動的に表示される表を作成しました。

長くなるので2回に分けて説明しますね。

●1回目
DATE関数を使い、別のセルに入力されている「年」「月」「日」をあわせて表示させて、表示を「○月○日(○)」にいう形にします。

●2回目
「2日」以降のセルに「1日に1を足す」という数式を入れて完成させます。

実際にやってみるととても簡単なので、カレンダー以外でも活用してみてくださいね。

◇DATE関数…別のセルのデータを組み合わせて日付として表示する
DATE(“年”を示す数字かセルを指定,”月”を示す数字かセルを指定,”日”を示す数字かセルを指定)

例1:=DATE(2015,10,23)と入力すると →「2015/10/23」と表示される
例2:=DATE(A1,B2,C3)と入力すると、それぞれのセルに入力されている数字が日付形式で表示される

年月を入力するだけで自動的に日付が表示される方法1(DATE関数)

下の月間予定表を、年と月を入力するだけで自動的に一ヶ月の日付が表示されるように設定しましょう。

img20151023_01

 

1.年(セルD2)月(セルF2)にそれぞれ「2015」「11」と半角入力します。

img20151023_02

 

2.1日を表示するセル(B5)を選択し、関数の挿入ボタン「fx」をクリックします。

img20151023_03

img20151001_02_1

 

3.関数の挿入ウインドウが開くので、[関数の分類(C)]から「日付/時刻」を選び、[関数名(N)]から「DATE」を選び「OK」ボタンをクリックします。

img20151023_04

 

4.「」として表示させるセル(D2)を選択します。

img20151023_05

img20151023_05-2

↓ ↓ ↓

img20151023_05-3

 

5.「月」の欄をクリックし、「」として表示させるセル(F2)を選択します。

img20151023_06

↓ ↓ ↓

img20151023_06-2

 

6.「日」の欄をクリックし、「1」と直接半角入力します。
「OK」ボタンをクリックします。

img20151023_07

 

「2015/11/1」と表示されました。

img20151023_08

 

では、表示形式を「○月○日(○)」にしてみましょう。

7.リボンの「数値」の右下アイコンをクリックします。

img20151023_09

もしくは、右クリック→セルの書式設定(F)を選択します。

img20151023_17

 

8.セルの書式設定ウインドウが開くので、[分類(C)]から「ユーザー定義」を選び、[種類(T)]から「m”月”d”日”」を選びます。

img20151023_09-1

 

9.[種類(T)]のすぐ下の欄に表示されている「m”月”d”日”」のあとに「(aaa)」と直接半角入力し、「OK」ボタンをクリックします
(※aaaは日~土を表示するための形式)

img20151023_09-2

 

表示が「11月1日(日)」となりました。

img20151023_10

 

次回は、「2日」以降のセルに簡単な数式を入れて予定表を完成させます。