エクセルで住所を入力したときに、都道府県とそれ以降の住所に分けたいときはどうしていますか?

一行ずつ都道府県だけを入力して、もとの住所からは都道府県だけを削除して・・・なんて作業は手間と時間がかかってしかたありませんよね。

そんなときは、いくつかの関数を組み合わせて使えば、手間をかけずに都道府県を分けることができるのです。

手順が多くてむずかしそうにみえますが、考え方はいたって単純です。
操作内容も同じことを繰り返すので思ったよりも簡単です。
この方法は住所以外でも応用できるので、知っておいて損はありませんよ!

住所を都道府県とそれ以降の住所に分ける方法<1>

関数を使ってB列の住所から都道府県と残りの住所を分けてみましょう。
今回はまず、都道府県を表示するところまでを説明します。
(都道府県をのぞいた残りの住所を表示する方法はこちら

 

<完成図>

【考え方】

都道府県は3文字、もしくは4文字なので、LEFT関数で都道府県だけを表示することはできません。

しかし、4文字なのは「神奈川県、和歌山県、鹿児島県」だけなので、住所の頭文字から4番目の1文字目が「県」であるかどうかを判断して、左から4文字表示するか、3文字表示するかを決めます。そうすれば正しく表示することができるのです。(下図参照)

img20160330_00_1

img20160330_00_2

【関数式】

B列の住所の4番目の1文字目が”県”であるならば、
 B列の住所の左から4文字分をC列に表示する
そうでなければ左から3文字分を表示する

というIF関数の式を作ります。

=IF(MID(B2,4,1)=”県”,LEFT(B2,4),LEFT(B2,3))

MID(B2,4,1)=”県”→もし、セルB2の頭文字から4番目の1文字目が”県”である
LEFT(B2,4)→セルB2の左から4文字分を表示する
LEFT(B2,3)→セルB2の左から3文字分を表示する


1.都道府県を表示させたいセル(C2)を選択し、数式バー横の[fx]関数の挿入ボタンをクリックします。

 

2.関数の挿入ウインドウが開くので、[関数の分類(C):]→「論理」、[関数名(N):]→「IF」を選び、「OK」ボタンをクリックします。

 

3.IF関数の引数ウインドウが開きます。論理式欄には、MID関数を使った「都道府県が入った住所の頭文字から4番目の1文字目が”県”である」という式を入力していきます。

img20160330_02_2

 

名前ボックスの(A列の上部にある)▼マークをクリックして「MID」を選びます。もしも「MID」がないときは、下の「その他の関数」をクリックして関数の挿入ウインドウから「MID」を選びます。

すると、MID関数の関数の引数ウインドウが開きます。

↓ ↓ ↓ ↓

 

4.文字列の欄には、都道府県が入っている住所のセル(B2)をクリックします。

img20160330_05

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5.開始位置欄には4番目の「4」、文字数欄には1文字分の「1」をそれぞれ半角入力します。次に、下の「OK」ボタンはクリックしないで数式バーに表示されている「IF」の文字のところをクリックします。

img20160330_06

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6.再び、IF関数の引数ウインドウが開くので、論理式欄に「MID(B2,4,1)」と表示されていれば、そのあとに続けて「=”県”」と県以外は半角入力します。

img20160330_07

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img20160330_07_2

これで、IF関数の「B2(元住所)の頭文字から4番目の1文字が”県”であれば」という部分(式)ができました。

 

7.真の場合欄には、LFET関数を使った「左から4文字分を表示する」という式を入力します。

真の場合欄をクリックし、3.と同様に、名前ボックスのA列の上部にある)▼マークをクリックして「LEFT」を選びます。もしも「LEFT」がないときは、下の「その他の関数」をクリックして関数の挿入ウインドウから「LEFT」を選びます。

img20160330_08

 

8.LEFT関数の引数ウインドウが開いたら、文字列欄には都道府県が入っている住所のセル(B2)をクリックし、文字数欄には4文字分の「4」を半角入力します。次に、下の「OK」ボタンはクリックしないで数式バーに表示されている「IF」の文字のところをクリックします。

img20160330_09

 

9.再び、IF関数の引数ウインドウが開き、真の場合欄に「LFET(B2,4)」と表示されていれば、次に偽の場合欄をクリックし、7.と同様に名前ボックス▼マークから「LEFT」を選びます。

img20160330_10

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10.LEFT関数の引数ウインドウが開いたら、文字列欄には都道府県が入っている住所のセル(B2)をクリックし、文字数欄には3文字分の「3」を半角入力します。これで入力が終わりなので、「OK」ボタンをクリックします。

img20160330_12

 

都道府県だけが表示されました。

img20160330_13

 

11.下のセルにも関数をコピーするために、フィルハンドル(+)をダブルクリックします。

 

下のセルにも都道府県が正しく表示されました。

 

次回は、都道府県が分けられた残りの住所の表示方法をご紹介します。

 

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