行の挿入をすると「上の行」、列を挿入すると「左の列」、の書式が勝手にコピーされて困ったことはありませんか?

これは初期設定で、自動的にコピーされるようになっているからなんです。

とはいえ、挿入したあとに、わざわざ罫線を消したり、文字の大きさを変えたりと、書式設定をしなおさないといけないのは面倒ですよね。

そんなときは、「挿入オプション」を使って「上下(左右)どちらの行(列)の書式をコピーするのか」または、「書式はコピーしないのか」を選択することができます。

「挿入オプション」は、挿入する操作の途中で、「上の行」「下の行」「書式のクリア」の3つの選択肢から選ぶだけなので簡単ですよ。(列の場合は「左の列」「右の列」「書式のクリア」の3つです)

それでは詳しくご説明していきましょう。

行(列)の挿入時に、コピーする書式の行(列)を選択する方法

2行目に、下の行の書式のコピーをした行を挿入して、「商品コード 102-0001」の行を増やしましょう。

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1.挿入したい行(今回ならば2行目)の行番号をクリックして行全部を選んだ状態にし、選んだ行のところで右クリックして、表示されたメニューの中から「挿入(I)」を選びます。

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2.挿入された行の左下(行番号の横)に「挿入オプション」マークが表示されるので、マウスカーソルを「挿入オプション」に近づけて、▼マークをクリックします。

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3.選択メニューが表示されるので、真ん中の「下と同じ書式を適用(B)」の○印をクリックします。(書式をコピーしたくない場合は、「書式のクリア(C)」を選択します。)

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すると、下の行(3行目)の書式をコピーした行が挿入されました。

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挿入された行は下の行の書式がコピーされているので、あとは入力していくだけで完成です。

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他の人が作ったデータや、他のファイルから取り込んだデータの中で、セル内の文章が強制的に改行されているときはありませんか?

「実はセル内は改行なしの1行で表示させたいんだけど…」となった場合に、1行ずつBackspaceキーで改行を解除させていくのも手間がかかって面倒ですよね。

そんなときは、CLEAN(クリーン)関数を使えば簡単に1行にすることができます!

しかも、1行にしたいセルを選べばいいだけなので超簡単ですよ!

◆CLEAN(文字列)…指定したセル内の文字列の改行を解除する

セル内の改行を解除して1行にする方法(CLEAN関数)

CLEAN関数を使って、改行を解除した1行で表示させてみましょう。

 

1.1行で表示させたいセル(B2)を選択し、数式バー横の[fx]関数の挿入ボタンをクリックします。

 

2.関数の挿入ウインドウが開くので、[関数の分類(C):]→「文字列操作」、[関数名(N):]→「CLEAN」を選び、「OK」ボタンをクリックします。

 

3.関数の挿入ウインドウが開いたら、改行された文字列が入っているセル(A2)をクリックし、「OK」ボタンをクリックします。

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改行が解除されて1行で表示されました。

 

4.下のセルにも関数をコピーするために、フィルハンドル(+)をダブルクリックします。

 

下のセルの文字列も1行で表示されました。

 

 

住所を都道府県とそれ以降の住所に分ける方法<1>では、まず都道府県だけを表示させました。

では今回は、都道府県をのぞいた残りの住所を表示する方法をご紹介しましょう。

使う関数はRIGHT関数LEN関数だけです。

住所を都道府県とそれ以降の住所に分ける方法<2>

住所(D列)に都道府県をのぞいた残りの住所を表示させましょう。

 

【考え方】

「元の住所」から「都道府県」の文字をのぞいて「住所(D列)」に表示する、と考えます。

具体的にいうと、RIGHT関数を使って、元の住所(B列)の文字を右側から取り出すのですが、そのときに「元の住所(B列)の文字数から都道府県(C列)を引いた文字数」取り出します。(下図参照)

 

【関数式】

=RIGHT(B2,LEN(B2)-LEN(C2))

B2元の住所(B列)の右側から
LEN(B2)-LEN(C2)「元の住所(B列)の文字数」から「都道府県(C列)の文字数」を差し引いた文字


 

1.都道府県をのぞいた住所を表示させたいセル(D2)を選択し、数式バー横の[fx]関数の挿入ボタンをクリックします。

 

2.関数の挿入ウインドウが開くので、[関数の分類(C):]→「文字列操作」、[関数名(N):]→「RIGHT」を選び、「OK」ボタンをクリックします。

 

3.RIGHT関数の引数ウインドウが開きます。まず、文字列の欄には、元の住所のセル(B2)をクリックして入力します。

 

4.次に名前ボックスの(A列の上部にある)▼マークをクリックして「LEN」を選びます。もしも「LEN」がないときは、下の「その他の関数」をクリックして関数の挿入ウインドウから「LEN」を選びます。

 

5.LEN関数の関数の引数ウインドウが開きますので、文字列の欄には、元の住所のセル(B2)をクリックします。

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6.次に、下の「OK」ボタンはクリックしないで数式バーに表示されている「RIGHT」の文字のところをクリックします。

 

7.再び、RIGHT関数の引数ウインドウが開くので、文字数欄に「LEN(B2)」と表示されていれば、そのあとに続けて「」と半角入力します。

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8.ふたたびLEN関数を入力するために、名前ボックスの(A列の上部にある)▼マークをクリックして「LEN」を選びます。もしも「LEN」がないときは、下の「その他の関数」をクリックして関数の挿入ウインドウから「LEN」を選びます。

 

9.LEN関数の関数の引数ウインドウが開きますので、文字列の欄には、都道府県のセル(C2)をクリックし、「OK」ボタンをクリックします。

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都道府県をのぞいた住所が表示されました。

 

10.下のセルにも関数をコピーするために、フィルハンドル(+)をダブルクリックします。

 

下のセルにも、都道府県をのぞいた住所が正しく表示されました。

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