最近では、見積書などの書類をメールで送ることが増えていますよね。

しかし、エクセルで作ったファイルをそのままで送ってしまうと、メールを受け取った人がうっかり編集してしまったり、無断で内容を変更する可能性があります。

それでは困りますよね。

そこで、不都合を防ぐために、エクセルファイルをPDFファイルで保存して、そのPDFファイルを送付することをおすすめします。

 

ちなみにPDFファイルは、書式やレイアウトをそのまま画像のように保存するので、エクセル上で再度編集しようと思ってもできません。(編集するには専用ソフトが必要)
ですから、あやまって編集して上書きしたり、勝手に変更される心配がないのです。

PDFファイルを表示するには、Adobe Acrobat Readerが必要となりますが、パソコンにはじめから入っていたり、無料で配布されていますので、だれにでも見ることができますよ。
そのうえ、そのまま印刷もできるので相手にとっても便利なのです。

では今回は、エクセルファイルをPDFファイルに保存する方法をご紹介しましょう。

エクセルファイルをPDFで保存する方法

手順は簡単です。
PDFファイルにしたいファイルを開き、[名前を付けて保存]でファイルの種類を「PDF」に変更してから保存します。
では、エクセルファイル「見積書.xlsx」をPDFファイルとして保存してみましょう。

 

1.PDFファイルで保存したいファイルを開いて、[ファイル]タグをクリックします。

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2.メニューの中から「名前を付けて保存」を選びます。

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3.PDFファイルを保存したい場所を指定するために「参照」ボタンをクリックします。

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4.「名前を付けて保存」のウィンドウが開くので、保存する場所を指定してから、[ファイルの種類(T):]の右端▼マークをクリックして、「PDF(*.pdf)」を選びます。

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5.ファイル名が「見積書.pdf」となっているのを確認してください。
次に「最適化」と「発行後にファイルを開く(E)」の設定ですが、必要がなければそのまま「保存」ボタンをクリックしてください。

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最適化・・・
●標準(オンライン発行および印刷)(A)
…ファイルの印刷品質を高くする場合(きれいに印刷したいとき)

●最小サイズ(オンライン発行)(M)
…印刷品質よりもファイル サイズを優先する場合(ファイルの容量を小さくしたいとき)

発行後にファイルを開く(E)・・・
PDFファイルとして保存したあとに、自動的にそのファイルを開くかどうかを選ぶ。通常はチェックが入っている。

 

PDFファイルとして保存するページの指定などは、「オプション(O)」で設定します。

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6.設定ができれば「保存」ボタンをクリックします。

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保存されたPDFファイルが自動的に表示されます。
設定通りに保存できているかを確認しましょう。

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※PDFファイルが表示されないとき
パソコンに無料ソフト「Adobe Acrobat Reader」が入っていない場合は、「Adobeのサイト」からダウンロードしてください。

 

大量のシートをまとめて印刷したいときはないですか?

1シートずつ印刷ボタンを押していくのも面倒ですよね。

実は、まとめて印刷することができるのですよ。

今回は、選んだシートや全シートをまとめて印刷する方法をご紹介します。

複数のシートをまとめて印刷する方法

支店別にシートを分けた売上表ファイルがあります。

1.支店を選ぶ(バラバラのシートを選択)
2.大阪地区だけを選ぶ(シートを範囲選択)
3.全支店を選ぶ(全シート)

というパターンで印刷してみましょう。

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【パターン1】支店を選ぶ(バラバラのシートを選ぶ方法)

まず選びたいシートタブのひとつをクリックし、[Ctrl]キーを押したまま、選びたい残りのシートタブをクリックしていきます。

選ばれると、シートタブの下部が緑の太線になります。

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【パターン2】 大阪地区を選ぶ(シートを範囲で選ぶ方法)

まず選びたい範囲の端のシートタブをクリックし、[Shift]キーを押したまま範囲終わりのシートタブクリックします。

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シート「大阪支店」からシート「東大阪支店」までのシートが範囲選択されています。

 

 

【パターン3】 全支店を選ぶ(全シートを選ぶ方法)は、下記の4.で設定します。

 

 

では、大阪地区で範囲選択したシートを印刷してみましょう。(バラバラで選んだ場合も方法は同じです

1.「ファイルタブをクリックします。

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2.「印刷」をクリックします。

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↓プレビュー下のページ数で、大阪地区の5つのシートが選択されているのがわかります。

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3.ページ数が合っていれば、[設定]で▼ボタンをクリックし、「作業中のシートを印刷」を選びます。(はじめから選ばれていれば設定する必要はありません)

 

4.もし全シートを印刷したいときは、「ブック全体を印刷」を選びます。

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↓すると、ページ数が7ページ(全シート数)に変わります。

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5.「印刷ボタンをクリックします。(印刷が開始します)

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