複数ページにわたっての印刷を、1ページ内に自動で収めて印刷することができます。
手動で余白や改ページを調整することなく、1ページ内に収める設定方法をご紹介します。

★1ページ内に収めて印刷する方法★

表を1ページ内に収めます。

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※上表は「2015/6/30」まであります。

 

1.[ファイル]タブ→[印刷]を選択しプレビュー画面にします。

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↓↓↓↓

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プレビューでみると表が2ページにわたって印刷されるので設定をします。

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2.プレビュー左にある[設定]→[拡大縮小なし]右の[▼]をクリックします。

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3.「シートを1ページに印刷」を選択します。

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もしくは、左下の[ページ設定]をクリックします。

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[ページ]タブ→[拡大縮小印刷]の「次のページ数に合わせて印刷(F):」にチェックをつけて「OK」ボタンをクリックします。

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これで表が1ページに収まりました。

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複数ページのリストを印刷するときに、2ページ以降にタイトル行(列)が印刷されなくて困ったことはありませんか?

タイトル行(列)を設定しておけば、2ページ以降にもタイトルが表示されて見やすいリストが印刷できます。

 

★タイトル行・列を2ページ以降にも印刷する方法★

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上の表を印刷プレビューすると、下のように2ページ目にはタイトルが表示されません。

2ページ目にもタイトル行が表示されるように設定します。

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1.[ページレイアウト]タブ→[ページ設定]→「印刷タイトル」を選択します。

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2.[シート]タブ→[タイトル行(R):]右端のアイコンをクリックしすると、「ページ設定-タイトル行:」ウインドウが出ます。

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↓↓↓↓

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3.タイトルにしたい行をクリック(複数行ならドラッグ)します。(選択範囲は自動的にウインドウ内に表示されます)

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4.右端のアイコンをクリックます。

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5.タイトル行を確認して「印刷プレビュー」ボタンをクリックします。

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2ページ目にもタイトル行が表示されました。

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印刷したい範囲を選択して印刷することができます。

シートの一部だけ、もしくは表の一部だけを印刷したいときに使ってみてください。

 

★印刷したい範囲を設定する方法★

下表の、時間が入力されている範囲の印刷設定をします。

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1.印刷したい範囲を選択します。

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2.[ページレイアウト]タブ→[ページ設定]→「印刷範囲」を選択し、「印刷範囲の設定(S)」を選択します。

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印刷範囲が選択されました。
選択されている範囲は罫線がグレーになっています。

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↓プレビュー画面

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●ページ設定ウインドウを使う場合●

1.[ページレイアウト]タブ→[ページ設定]右下端のアイコンをクリックします。

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2.[シート]タブ→[印刷範囲(A)]右端のアイコンをクリックしすると、「ページ設定-印刷範囲:」ウインドウが出ます。

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↓↓↓↓

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3.印刷したい範囲を選択し(選択範囲は自動的にウインドウ内に表示されます)、右端のアイコンをクリックます。

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4.印刷範囲が表示されているかを確認して「OK」ボタンをクリックすると印刷範囲が選択されます。

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★印刷したい範囲設定を解除する方法★

[ページレイアウト]タブ→[ページ設定]→「印刷範囲」を選択し、「印刷範囲のクリア(C)」を選択すると解除されます。

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リスト中の未記入のセルを見つけたいとき、データが多いと見つけ損ねることもありますよね。

そんなときは、未記入セルに書式を適用することで簡単に探すことができます。

★空白セルに書式を適用する方法(条件付き書式)★

 

下表の空白セルに赤色をつけます。

 

1.探したいセルを含む範囲を選択します。

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.[ホーム]タブ→[スタイル]→「条件付き書式」を選択し、「新しいルール(N)」を選択します。

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3.[ルールの種類を選択してください(S)]から「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択し、[ルールの内容を編集してください(E)]→[次のセルのみを書式設定(O)]から[セルの値]右の[▼]をクリックして「空白」を選択します。

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4.[プレビュー:]右端の「書式」ボタンをクリックします。

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5.[塗りつぶし]タブ→[背景色(C):]から「」を選び「OK」ボタンをクリックします。

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6.プレビュー右欄の背景が赤色になっているのを確認して「OK」ボタンをクリックします。

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空白セルが赤色になりました。

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前回ご紹介した「条件付き書式」機能は、指定した期間内のセルに書式を適用することもできます。

表に入力されている日付のうち、「今日」「昨日」「来週」「先週」などを指定し、書式を設定することで、その日付のセルの文字色や背景色を変えられます。

特定の期間のデータを探すときに便利です。

 

★指定した期間内のセルに書式を適用する方法★

 

下表から、「先週」の日付のセルに文字色と背景色をつけます。

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1.日付欄を範囲選択します。

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.[ホーム]タブ→[スタイル]→「条件付き書式」を選択し、「セルの強調表示ルール(H)」→「日付(A)」を選択します。

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3.[次の期間内の日付を含むセルを書式設定:]下の[▼]をクリックし、「先週」を選択し、[書式:]は「濃い赤の文字、明るい赤の背景」のままにしておきます。

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4.選択項目を確認して「OK」ボタンをクリックします。

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先週の日付に文字色と背景色がつきました。

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セルに指定の数値よりも大きい、小さい、同じ、というような条件を指定して、書式を自動的に適応することができます。(条件付き書式)

例えば、入金残額を明確にするために、残額がある場合はセルに色をつけ、残額がない場合は文字に色をつける、などの設定ができます。

入力前のセルに設定しておけば、入力したときに自動的に書式が適応されます。

今回は、
・残額がある場合はセルを赤色
・残額が0円の場合は文字を青色 に設定してみましょう。

 

★残額のあるセルに色をつける★

残額のある(指定の数値”0”よりも大きい)セルに赤色をつける、という設定をします。

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1.「残額」のセルを範囲選択します。

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.[ホーム]タブ→[スタイル]→「条件付き書式」を選択し、「セルの強調表示ルール(H)」→「指定の値より大きい(G)」を選択します。

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3.[次の値より大きいセルを書式設定:]の欄に「0」と入力し、[書式:]の[▼]→「明るい赤の背景」を選択します。

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4.内容を確認して「OK」ボタンをクリックします。

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残額のあるセルだけに赤色がつきました。

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★残額のない(0円)セルの文字に色をつける★

「残額のあるセルに色をつける」ルール(条件)に、「残額のないセルの文字を青色にする」ルールを追加設定します。

 

1.「残額」のセルを範囲選択し、[ホーム]タブ→[スタイル]→「条件付き書式」を選択し、「ルールの管理(R)」を選択します。

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2.「新規ルール(N)」を選択します。

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3.「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択、[次のセルのみを書式設定(O)]の中から「次の値に等しい」を選択、「0」を入力→[プレビュー:]から「書式(F)」ボタンをクリックします。

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4.[フォント]タブ→[色(C)]の[▼]からを選択します。

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5.色が青に変わったことを確認して「OK」ボタンをクリックします。

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6.[プレビュー:]欄の文字色を確認して「OK」ボタンをクリックします。

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7.[セルの値]が「=0」、[書式]が青文字になっているのを確認して「OK」ボタンをクリックします。

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残額のない(0円の)セルの文字が青になりました。

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 他の条件でも設定できますので、用途に応じて使ってみてください。

日付には西暦、和暦、月日等の表示があり、下図の表示形式のボタンで簡単に選ぶことができます。

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では、このボタンの中にない和暦表示などをしたい場合はどうしたらよいでしょう?

今回は、和暦表示(平成○○年○月○日)と、月日が1ケタのときに「0」が入る表示(「4月9日」→「04月09日」)をご紹介します。

 

★日付を和暦表示にする★

1.入力したいセルを選択し、[ホーム]タブ→[数値]横の斜め矢印のアイコンをクリックします。

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もしくは、選択したセル内で右クリック→「セルの書式設定(F)」を選択します。

 

2.[表示形式]タブ→「日付」→「カレンダーの種類(A)」の▼→「和暦」を選択します。

 

3.「種類(T)」から「平成24年3月14日」を選択し、「OK」ボタンをクリックします。

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4.選択したセルに月日「4/9」と入力し「Enter」キーを押します。

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和暦表示(平成27年4月9日)になりました。

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★月日が1ケタのときに「0」を表示★

1.入力したいセルを選択し、[ホーム]タブ→[数値]横の斜め矢印のアイコンをクリックします。

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もしくは、選択したセル内で右クリック→「セルの書式設定(F)」を選択します。

 

2.[表示形式]タブ→「ユーザー定義」→「種類(T)」から「yyyy”年”m”月”d”日”」を選択します。

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3.「種類(T)」の下に表示されている「yyyy”年”m”月”d”日”」に「m」「d」を追加入力し、「OK」ボタンをクリックします。
(y(year)=年、m(month)=月、d(day)=日を示しています。)

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4.選択したセルに月日「4/9」と入力し「Enter」キーを押します。

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「0」が表示されました。

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すでに入力した氏名、または、これから入力する氏名の後に「様」をつけなければならない場合、「様」を手入力していくのもなんだか効率悪いと思いませんか?

できれば「様」は自動的に表示してくれると助かりますよね!

そこで、今回は書式設定をするだけで、文字列の後に「様」を自動的に表示させる方法をご紹介します。もちろん「様」以外の文字でも可能です。

名簿を使っての宛名作成時などにお役立てください。

 

★すでに文字列を入力済みの場合★

(例)下の氏名に「様」を自動表示させます。

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1.入力済みの氏名を範囲選択します。

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2.[ホーム]タブ→[数値]横の斜め矢印のアイコンをクリックします。

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もしくは、選択範囲内で右クリック→「セルの書式設定(F)」を選択します。

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3.[表示形式]タブ→「ユーザー定義」→「@」(下の方にあります)を選択します。

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4.種類(T)に表示されている「@」のあとに「“様”」と入力し(」は半角)、「OK」ボタンをクリックします。

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氏名の後に「様」が自動表示されました。

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※文字の前にも固定文字を自動表示できます。

(例)「」の前に「“会員様 ”」と文字を入れると、「会員様」は自動表示されて「会員様 ○○○○ 様」となります。

 

 

★これから文字列を入力する場合★

1.入力をするセルを範囲選択します。

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2.上述の2~4番を実行します。

 

3.セルに氏名のみを入力します。

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入力した氏名の後に「様」が自動表示されました。

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【まとめ】
1.「@」=入力されている値であり、自動表示させたい文字は「””」の間に入れる

2.「@」の前後に自動表示させたい文字を設定できる

 

名簿などの表を作っていて、横と縦(行と列)のデータを入れ替えたいことってありませんか?
一から作り直すと時間も手間もかかりますよね。
しかし、コピーして貼り付けるだけで簡単に入れ替えることができるのです。

今回はそんな便利な機能をご紹介しましょう。

 

★行と列のデータを簡単に入れ替える方法★

(例)下の表の行と列を入れ替えます。

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●売上日:列(縦並び)→行(横並び)
●氏 名:行(横並び)→列(縦並び)

 

1.入れ替えしたい表の範囲を選択します。

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2.[ホーム]タブ→[コピー]ボタン(左の絵の部分)を押します。

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もしくは、選択範囲内で右クリック→[コピー(C)]を選択か、[Ctrl]+[c]でコピーします。

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3.貼り付けたい先のセルを選択します。

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4.[貼り付け]ボタンをクリックするか、[Ctrl]+[v]でデータを貼り付けます。

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4.表の右下に表示される[貼り付けのオプション]ボタンの「▼」をクリック→[行列を入れ替える(T)]ボタンをクリックします。

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行と列が入れ替わりました。

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他に、コピーして貼り付ける際の条件で「行列を入れ替える」を選択する方法もありますが、上述の方法がわかりやすく手間がかからずにできるでしょう。