注文書や見積書など、同じスタイルの書類を作るときは、どのようにして作成していますか?

一度作った書類をコピーして、必要なところだけ書き換えていることも多いのではないでしょうか。

ただそれでは、書き換え忘れて、別のお得意先の名称や商品名が入ったままになるようなミスをしてしまうかもしれませんよね。

そういうミスを防ぐためにも、コピーではなく、テンプレートを作っておきましょう。

一から作る手間がはぶけて便利ですよ。

テンプレート用ファイルを作る方法

見積書のテンプレート用ファイルを作ってみましょう。

1.テンプレートにするファイルを作成します。

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2.ファイルが作れたら、[ファイル]タブをクリックし、「名前を付けて保存」をクリックします。

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↓ ↓ ↓ ↓

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3.ファイルの保存先を指定するために「参照」アイコンをクリックします。

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4.[ライブラリ]の中の[ドキュメント]「Officeのカスタムテンプレート」フォルダをクリックします。

注意:テンプレート用ファイルは他のフォルダに保存をしても、「Ofiiceのカスタムテンプレート」専用フォルダに保存されてしまいます。

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5.「ファイル名(N)」欄右端の「▼」マークをクリックして、表示された「ファイルの種類(T)」の中から「Excelテンプレート(*.xltx)」を選びます

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6.ファイル名の拡張子が.xltxとなれば、右下の「保存」ボタンをクリックします。

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これでテンプレート用ファイルが保存できました。

 

では今度は、保存したテンプレート用ファイルを開いてみましょう。

7.[ライブラリ]の中の[ドキュメント]「Officeのカスタムテンプレート」フォルダをクリックします。

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8.ファイル内の「見積書.xltx」をクリックします。
すると、テンプレート用ファイルが開きます。

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最近では、見積書などの書類をメールで送ることが増えていますよね。

しかし、エクセルで作ったファイルをそのままで送ってしまうと、メールを受け取った人がうっかり編集してしまったり、無断で内容を変更する可能性があります。

それでは困りますよね。

そこで、不都合を防ぐために、エクセルファイルをPDFファイルで保存して、そのPDFファイルを送付することをおすすめします。

 

ちなみにPDFファイルは、書式やレイアウトをそのまま画像のように保存するので、エクセル上で再度編集しようと思ってもできません。(編集するには専用ソフトが必要)
ですから、あやまって編集して上書きしたり、勝手に変更される心配がないのです。

PDFファイルを表示するには、Adobe Acrobat Readerが必要となりますが、パソコンにはじめから入っていたり、無料で配布されていますので、だれにでも見ることができますよ。
そのうえ、そのまま印刷もできるので相手にとっても便利なのです。

では今回は、エクセルファイルをPDFファイルに保存する方法をご紹介しましょう。

エクセルファイルをPDFで保存する方法

手順は簡単です。
PDFファイルにしたいファイルを開き、[名前を付けて保存]でファイルの種類を「PDF」に変更してから保存します。
では、エクセルファイル「見積書.xlsx」をPDFファイルとして保存してみましょう。

 

1.PDFファイルで保存したいファイルを開いて、[ファイル]タグをクリックします。

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2.メニューの中から「名前を付けて保存」を選びます。

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3.PDFファイルを保存したい場所を指定するために「参照」ボタンをクリックします。

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4.「名前を付けて保存」のウィンドウが開くので、保存する場所を指定してから、[ファイルの種類(T):]の右端▼マークをクリックして、「PDF(*.pdf)」を選びます。

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5.ファイル名が「見積書.pdf」となっているのを確認してください。
次に「最適化」と「発行後にファイルを開く(E)」の設定ですが、必要がなければそのまま「保存」ボタンをクリックしてください。

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最適化・・・
●標準(オンライン発行および印刷)(A)
…ファイルの印刷品質を高くする場合(きれいに印刷したいとき)

●最小サイズ(オンライン発行)(M)
…印刷品質よりもファイル サイズを優先する場合(ファイルの容量を小さくしたいとき)

発行後にファイルを開く(E)・・・
PDFファイルとして保存したあとに、自動的にそのファイルを開くかどうかを選ぶ。通常はチェックが入っている。

 

PDFファイルとして保存するページの指定などは、「オプション(O)」で設定します。

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6.設定ができれば「保存」ボタンをクリックします。

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保存されたPDFファイルが自動的に表示されます。
設定通りに保存できているかを確認しましょう。

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