リボンの[配置]にある「セルを結合して中央揃え」のボタンを押すと、簡単にセルを結合したり解消したりできて便利です。

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ところが、文字が入力されている状態で、このボタンを押すと、文字は自動的に中央揃えになっていまいます。

もし、文字を左に配置させたままにしたい場合は、セルを結合したあとに、文字だけを左揃えにしないといけないので、ちょっと不便ですよね。

そんな「セルは結合したいけど、文字は中央揃えにしたくない」というときに、ピッタリな機能(ボタン)があるのでご紹介しましょう。

とっても簡単ながら、意外と知られていなかったりするんですよー。

セルを結合しても文字が中央揃えにならない方法

次の名簿のタイトルを、セルA1からG2のセルを結合して、縦は上下中央、横は左揃えの位置に配置しましょう。

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1.結合したいセル(A1~G2)を選択して、リボンの[配置]→「セルを結合して中央揃え」ボタンを押すと、セルは結合されますが、文字が中央揃えになってしまいます

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↓ ↓ ↓ ↓

 

2.文字は中央揃えにしたくないので、リボンの「セルを結合して中央揃え」ボタン横の▼マークをクリックし、「セルの結合(M)」を選びます。

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すると、セルは結合されて、文字は、縦は上下中央に、横は左揃えのままに配置されました。

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リボンの[編集]の中に「クリア」というボタンがあるのをご存知でしょうか?

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「書式だけを消去してデータだけを残したい」とか、
「データだけを消去して書式や数式は残したい」とか、
「データも書式も全て消去したい」なんていうことがあると思います。

単にデータを削除するだけでは書式が残っていたり、セルごと削除したら再びセルを挿入したり文字入力をしたりと、いろいろと手間がかかりますよね。

そんなときに便利なのがこの「クリア」ボタンなのです。

クリアボタンをうまく使い分ければ、作業が断然早くなりますよ!

クリアボタンの活用法

次の売上表を使って、クリアボタンの活用法を説明していきます。

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1.書式を消去して、データだけを残したい場合

クリアボタン横の▼マークをクリックして「書式のクリア(F)」を選びます。

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すると、罫線や背景色などの書式が削除されてデータだけが残ります。
データの文字サイズや太字などの装飾は消去されます。

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2.データだけを消去して、書式と数式を残したい場合

クリアボタン横の▼マークをクリックして「数式と値のクリア(C)」を選びます。

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すると、データが全て消去されて書式と数式が残ります。

 

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3.データも書式もすべて消去したい場合

クリアボタン横の▼マークをクリックして「すべてクリア(A)」を選びます。

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すると、データも書式も全て消去されます。

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行の挿入をすると「上の行」、列を挿入すると「左の列」、の書式が勝手にコピーされて困ったことはありませんか?

これは初期設定で、自動的にコピーされるようになっているからなんです。

とはいえ、挿入したあとに、わざわざ罫線を消したり、文字の大きさを変えたりと、書式設定をしなおさないといけないのは面倒ですよね。

そんなときは、「挿入オプション」を使って「上下(左右)どちらの行(列)の書式をコピーするのか」または、「書式はコピーしないのか」を選択することができます。

「挿入オプション」は、挿入する操作の途中で、「上の行」「下の行」「書式のクリア」の3つの選択肢から選ぶだけなので簡単ですよ。(列の場合は「左の列」「右の列」「書式のクリア」の3つです)

それでは詳しくご説明していきましょう。

行(列)の挿入時に、コピーする書式の行(列)を選択する方法

2行目に、下の行の書式のコピーをした行を挿入して、「商品コード 102-0001」の行を増やしましょう。

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1.挿入したい行(今回ならば2行目)の行番号をクリックして行全部を選んだ状態にし、選んだ行のところで右クリックして、表示されたメニューの中から「挿入(I)」を選びます。

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↓ ↓ ↓ ↓

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2.挿入された行の左下(行番号の横)に「挿入オプション」マークが表示されるので、マウスカーソルを「挿入オプション」に近づけて、▼マークをクリックします。

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↓ ↓ ↓ ↓

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3.選択メニューが表示されるので、真ん中の「下と同じ書式を適用(B)」の○印をクリックします。(書式をコピーしたくない場合は、「書式のクリア(C)」を選択します。)

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すると、下の行(3行目)の書式をコピーした行が挿入されました。

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挿入された行は下の行の書式がコピーされているので、あとは入力していくだけで完成です。

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桁の大きい金額の入った表を作ったときに、千円以下の数字は四捨五入したほうが見やすくスッキリする場合があります。

とはいえ、金額をまた入力し直すのは面倒ですよね。

そんなときに、再入力をしなくても桁を省略して表示できる方法があるんです。

今回は、簡単に桁を省略して表示する方法をご紹介しましょう。

金額の下3桁を省略して表示する方法

下の売上表の金額下3桁を省略して表示させてみましょう。

 

1.金額の部分を範囲選択します。

 

2.[ホーム]タブ→[数値]横の斜め矢印のアイコンをクリックします。

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もしくは、選択範囲内で右クリック→「セルの書式設定(F)」を選択します。

 

3.[表示形式]タブ→「ユーザー定義」→「#,##0」(上の方にあります)を選択します。

 

4.種類(T)に表示されている「#,##0」のあと,」(カンマ)を入力し(,」は半角)、「OK」ボタンをクリックします。

 

すると、金額の下3桁が省略されて表示されました。

金額の下3桁を省略したときは単位がわかるように、「単位:千円」などと表示しておきましょう。

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注意)下3桁を省略した状態で表示されてるだけで、セル内にはもともとの金額が入力されています。

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表を作ったときに、1行ごと交互に色がついていると見やすいですよね。

ただし、1行ごとに色をつけていくと手間がかかります。

そこでオートフィルオプションを使って簡単に色をつける方法をご紹介しましょう。

 

1行ごと交互に色をつける方法

下表に1行ずつ交互に色をつけてみましょう。

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1.色をつけたい行(A2~C2)を範囲選択します。

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2.[ホーム]タブ→[フォント]→「塗りつぶしの色」アイコンをクリックし、「ゴールド」を選択します。

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3.2行目に色がついたら、色のついていない下の行と2行(A2~C3)を範囲選択します。

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4.選択範囲の右下にマウスポインターをおいて、フィルハンドル(+)をダブルクリックします。

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文字もコピーされるので、「オートフィルオプション」で書式だけをコピーします。

5.オートフィルオプションのアイコンをクリックします。

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6.「書式のみコピー(フィル)(F)」に◎チェックをつけます。

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1行ごと交互に色がつきました。

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●行を追加した場合

行を追加したときでも同じように色をつけることができます。

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1.色がついている最後の行と下の行の2行(A10~C11)を選択します。

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2.あとは、上記の4~6と同じ方法で書式のみをコピーします。

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↓ ↓ ↓ ↓

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↓ ↓ ↓ ↓

追加した行にも交互に色がつきました。

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日付に対して曜日を表示させたいとき、自動で表示できると便利だと思いませんか?

表示形式で設定することで、日付と同じセル内に曜日を表示させることができます。

★日付と同じセル内に曜日を自動表示する方法★

下表の日付の横に曜日を自動で表示するように設定してみましょう。

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1.日付が入力してあるセルを選択(ここではB3セル)し、右クリック→「セルの書式設定(F)」を選択します。

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もしくは、[ホーム]タブ→[数値]グループの右下の「斜め矢印」をクリックします。

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2.セルの書式設定ウインドウが開くので、[表示形式]タブの[分類(C):]→「ユーザー定義」を選択し、[種類(I):]欄に表示されている文字の最後に「(aaa)」(※すべて半角)と追加入力します。
サンプル欄に「(水)」と表示されるのを確認したら、「OK」ボタンをクリックします。

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日付の横に曜日が自動表示されました。

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下のセルにも設定しましょう。

 

3.B3セルの右下にマウスポインターをおいて、フィルハンドル(+)をダブルクリックします。

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下のセルにも曜日が表示されました。

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会員番号などで「0」から始まる数字を入力したいことがあると思います。
ところが通常、たとえば下図のように「0001」と入力したら「1」と表示されてしまいます。

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実は、0を入力しなくても「1」と入力すれば先頭に「0」が自動的について「0001」と表示できる方法があるのです。
その設定方法をご紹介しましょう。

★数字の先頭「0」を自動表示する方法★

下表の会員番号に0から始まる4桁の数字(0001~)を表示してみましょう。

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1.数字を入力する範囲を選択します。

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2.右クリック→「セルの書式設定(F)」を選択します。

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もしくは、[ホーム]タブ→[数値]グループの右下の「斜め矢印」をクリックします。

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3.[表示形式]タブ→分類(C):「ユーザー定義」を選択します。

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4.種類(T):の欄「0000」と入力し「OK」ボタンをクリックします。
(3桁にしたい場合は「000」、2桁の場合は「00」と入力します)

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5.「0001」と表示させたいセルに「1」と入力し確定します。

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「0001」と表示されます。

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下のセルにも表示させましょう。

 

6.A2セルの右下にマウスポインターをおいて、フィルハンドル(+)を下のセルまでドラッグします。

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7.オートフィルオプションの「▼」をクリックし、「連続データ(S)」にチェックをつけます。

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連番が表示されました。

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日付には西暦、和暦、月日等の表示があり、下図の表示形式のボタンで簡単に選ぶことができます。

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では、このボタンの中にない和暦表示などをしたい場合はどうしたらよいでしょう?

今回は、和暦表示(平成○○年○月○日)と、月日が1ケタのときに「0」が入る表示(「4月9日」→「04月09日」)をご紹介します。

 

★日付を和暦表示にする★

1.入力したいセルを選択し、[ホーム]タブ→[数値]横の斜め矢印のアイコンをクリックします。

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もしくは、選択したセル内で右クリック→「セルの書式設定(F)」を選択します。

 

2.[表示形式]タブ→「日付」→「カレンダーの種類(A)」の▼→「和暦」を選択します。

 

3.「種類(T)」から「平成24年3月14日」を選択し、「OK」ボタンをクリックします。

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4.選択したセルに月日「4/9」と入力し「Enter」キーを押します。

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和暦表示(平成27年4月9日)になりました。

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★月日が1ケタのときに「0」を表示★

1.入力したいセルを選択し、[ホーム]タブ→[数値]横の斜め矢印のアイコンをクリックします。

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もしくは、選択したセル内で右クリック→「セルの書式設定(F)」を選択します。

 

2.[表示形式]タブ→「ユーザー定義」→「種類(T)」から「yyyy”年”m”月”d”日”」を選択します。

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3.「種類(T)」の下に表示されている「yyyy”年”m”月”d”日”」に「m」「d」を追加入力し、「OK」ボタンをクリックします。
(y(year)=年、m(month)=月、d(day)=日を示しています。)

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4.選択したセルに月日「4/9」と入力し「Enter」キーを押します。

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「0」が表示されました。

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すでに入力した氏名、または、これから入力する氏名の後に「様」をつけなければならない場合、「様」を手入力していくのもなんだか効率悪いと思いませんか?

できれば「様」は自動的に表示してくれると助かりますよね!

そこで、今回は書式設定をするだけで、文字列の後に「様」を自動的に表示させる方法をご紹介します。もちろん「様」以外の文字でも可能です。

名簿を使っての宛名作成時などにお役立てください。

 

★すでに文字列を入力済みの場合★

(例)下の氏名に「様」を自動表示させます。

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1.入力済みの氏名を範囲選択します。

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2.[ホーム]タブ→[数値]横の斜め矢印のアイコンをクリックします。

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もしくは、選択範囲内で右クリック→「セルの書式設定(F)」を選択します。

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3.[表示形式]タブ→「ユーザー定義」→「@」(下の方にあります)を選択します。

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4.種類(T)に表示されている「@」のあとに「“様”」と入力し(」は半角)、「OK」ボタンをクリックします。

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氏名の後に「様」が自動表示されました。

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※文字の前にも固定文字を自動表示できます。

(例)「」の前に「“会員様 ”」と文字を入れると、「会員様」は自動表示されて「会員様 ○○○○ 様」となります。

 

 

★これから文字列を入力する場合★

1.入力をするセルを範囲選択します。

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2.上述の2~4番を実行します。

 

3.セルに氏名のみを入力します。

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入力した氏名の後に「様」が自動表示されました。

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【まとめ】
1.「@」=入力されている値であり、自動表示させたい文字は「””」の間に入れる

2.「@」の前後に自動表示させたい文字を設定できる

 

セルに分数「1/5」を入力するとしましょう。
「1」「/」「5」と入力してEnterキーを押すと・・・

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あれ?日付表示になる!
その理由は、エクセルが「1/5」を「日付」と自動判断するからなのです

そこでセルに分数を入力する方法を2つご紹介しましょう。

★表示形式を「分数」にする★

リボンの[表示形式]を「分数」に変更して「1 / 5」と入力します。

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↓↓↓

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もしくは、セルを右クリック→[セルの書式設定(F)]→[表示形式]で「分数」を選択します。
「OK」ボタンを押した後に、セルへ「1 / 5」と入力します。

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↓↓↓

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★文頭に”0”と半角スペースを加える★

「1/5」の前に「0」と「半角スペース」を入力してから「1 / 5」と入力し、[Enter]キーを押します。

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↓↓↓

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(この場合、表示形式は「少数」になります)