会員名簿や商品のデータベースなどで、同じデータが重複していたことはありませんか?

重複したデータを目で見て探し出すのは大変な作業です。

そんなときに便利なのは、エクセルの「重複の削除」という機能です。

基準項目をチェックするだけで、重なったデータをすばやく削除してくれます。

重複したデータを削除する方法

下の名簿の中の重複したデータを削除しましょう

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1.表の項目をひとつ選択し、[データ]タグ→「重複の削除」ボタンクリックします。

 

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↓ ↓ ↓

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2.「重複の削除」ウインドウが開くので、表示されている項目の「No.」のチェックをはずして「OK」ボタンをクリックします。

(「氏名」「年齢」「性別」「生年月日」が一致すると重複してるとみなされます)

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3.重複するデータの数残ったデータの数が表示されるので、確認をしたら「OK」をクリックします。

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3つのデータが削除されました。

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<削除されたデータを知りたい場合>

データが削除されていると、項目「No.」の上のセルとの数字の差が「2」以上になるので、「下のセル-上のセル」という数式で数字の差をもとめてみます。

 

1.セルF3に「=A3-A2」と半角入力し、「Enter」キーを押します。

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「1」と表示されました。

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2.F3セルの右下のフィルハンドルをダブルクリックして、下のセルに数式をコピーします。

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数字の差が「2」と「3」が、データが削除された箇所です。
消えているNo.をみてみると、No.16、No.24、No.25が削除されたデータとなります。

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人名を漢字で入力したあとにふりがなを表示させることができます。

また、表示されたふりがなは、修正をしたり、「ひらがな」「カタカナ」「全角半角」「文字の大きさ」など書式の設定ができます。

※ただし、Wordなどほかのソフトで入力したデータを貼り付けた場合は、ふりがな表示はできませんのでご注意を。

★人名のふりがなを表示する方法★

下表の氏名にふりがなを表示させてみましょう。

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1.ふりがなを表示させたいセルを選択します。

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2.[ホーム]タブ→[ふりがなの表示/非表示]アイコン横の「▼」→「ふりがなの表示(S)」を選択します。

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ふりがなが表示されました。

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●ふりがなを編集する

「イチコ」を「カズコ」に変更してみましょう。

 

1.変更したいふりがなのセルを選択し、[ホーム]タブ→[ふりがなの表示/非表示]アイコン横の「▼」→「ふりがなの編集(E)」を選択します。

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2.編集可能な状態になるので、「カズコ」と入力し[Enter]キーを押します。

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↓ ↓

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「カズコ」に変更できました。

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●ふりがなの設定をする

ふりがなの書式を「ひらがな」「均等割り付け」に設定してみましょう。

 

1.書式設定したいふりがなのセルを選択し、[ホーム]タブ→[ふりがなの表示/非表示]アイコン横の「▼」→「ふりがなの設定(T)」を選択します。

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2.[ふりがなの設定ウインドウ]が開くので、[ふりがな]タブ→[種類]「ひらがな(H)」、[配置]「均等割り付け(D)」にチェックをつけて「OK」ボタンを押します。

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ふりがなが「ひらがな」「均等割り付け」に設定できました。

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- - - - - - - - - - - - -

<参考>「フォント」タブでは以下の項目が設定できます。

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ひとつのセルに氏名を入力したあとに、姓と名を別々にしたいということはありませんか?

「区切り位置」の機能を使えば、姓名の長さ(文字数)に関係なく、簡単に分割することができます。

事前に、氏名の姓と名の間に「区切り位置」となる「スペース」を入れておくことをお忘れなく!

 ★文字列を別のセルに分割する方法(区切り位置)★

下の名簿の氏名を、「姓」と「名」のセルに分割してみましょう。

「氏名」列の隣に列を挿入して、「名」の部分を隣のセルに移動させます。

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1.「名」列を作るために、「〒」(C列)を右クリックして「挿入(I)」を選択します。

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2.挿入できたら項目名「名」と入力し、「氏名」を「姓」に変更します。

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3.分割する文字列を選択します。

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4.[データ]タブ→「区切り位置」を選択します。

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5.ウィザードが表示されたら、[データのファイル形式を選択してください:]で「カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ(D)」にチェックを入れ(初期設定ではもとからチェックが入っている)、「次へ(N)」ボタンを押します。

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6.[区切り文字]では「タブ」のチェックをはずして「スペース」にチェックを入れます。正しく区切られているかを確認してから「完了(F)」ボタンを押します。

([区切り文字]は区切るために挿入しているものを選択してください。今回は「スペース」です)

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7.下記のような表示がでたら「OK」を選択します。(区切られた文字が隣のセルに上書きされます

もし上書きしたくない場合はキャンセルを選択し、区切った文字を表示させる列をあらかじめ作っておきましょう。

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氏名が「姓」列と「名」列に分割されました。

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同じ文字や数字をたくさんのセルに入力しなければいけないとき。

すべてを手入力するのは労力と時間がかかって大変ですよね。

そこで、あらかじめ範囲選択して同じデータを一括入力できる方法をご紹介しましょう。

★複数のセルに同じデータを一括入力する方法★

下表の「第1期」と「第2期」列に、「入金済み」を一括入力してみましょう。

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1.「第1期」と「第2期」のセルを範囲選択します。

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2.「入金済み」と入力します。

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3.文字入力を確定させて、[Ctrl]+[Enter]キーを押します。

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選択したセルに同じ文字が一括入力されました。

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※離れたセルでも一括入力はできます。

(例)セルB3~B5とセルC6~C8を範囲選択し、上記の2、3の操作を行ないます。

セルを選択する ↓

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離れたセルも選ぶときは、[Ctrl]キーを押しながら選択する ↓

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文字入力をして[Ctrl]+[Enter]キーを押す ↓

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文字を入力するときに、「ひらがな」「半角英数字」「カタカナ」等のモードを自動的に切り替えることができます。

セルごとに切り替え設定をしておけば、文字入力モードを切り替えたり、ファンクションキーで変換する手間を省くことができます。

便利なだけでなく、全角/半角を統一することで入力誤りを防ぐこともできますので、ぜひ活用してみてください。

★文字入力モードを自動切り換えする方法★

下表の「〒」と「電話番号」への入力時に、自動的に「半角英数字」モードへ切り替わる設定をしましょう。

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1.設定する「〒」セルを選択し、[Ctlr]キーを押しながら「電話番号」セルを選択します。

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2.[データ]タブ「データの入力規則」→「データの入力規則(V)」を選択します。

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3.[日本語入力]タブを選び、[▼]をクリックして「半角英数字」を選択します。

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4.「半角英数字」を選ばれているかを確認して「OK」ボタンをクリックします。

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「〒」と「電話番号」のセルを選択すると、入力モードが「ふりがな」から自動的に「半角英数字」に切り替わります。

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↓ ↓ ↓

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次に残りのセルに設定をコピーしましょう。

5.設定したセルを含む行を選択しコピーします。

コピーは、右クリック→「コピー(C)」を選択、もしくは[Ctrl]+[c]を押します。

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6.コピーしたい先のセルを範囲選択します。

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7.[ホーム]タグ→[貼り付け]▼印をクリック→「形式を選択して貼り付け(S)」を選択、もしくは、[Ctrl]+[Alt]+[v]を押します。

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8.「入力規則」にチェックをして「OK」ボタンを押します。

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これで自動切り替えの設定がコピーされました。

 

リストから選んで文字入力する方法(データの入力規則)では、「データの入力規則」ウインドウにリスト項目を直接入力しましたが、すでに文字列を入力したセルを範囲指定してリスト表示することもできます。

★リストから選んで文字入力する方法<2>(範囲指定で表示)★

下表に「有給」等の項目を、範囲指定でリスト表示するように設定してみましょう。

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1.リスト表示させたい項目をあらかじめ入力しておきます。

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2.リストを設定したいセルのひとつを選択します。

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3.[データ]タブ「データの入力規則」→「データの入力規則(V)」を選択します。

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4.「入力値の種類(A):」の「▼」マークをクリックして「リスト」を選択します。

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5.「元の値(S):」欄の右端アイコンをクリックします。

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6.リスト表示させたい文字列の範囲をドラッグで指定します。「データ入力規則」欄に自動的に範囲が表示されたら、右端アイコンをクリックします。

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もし、後でリスト項目を追加する可能性がある場合は、空白行を余分に範囲指定しておきます。

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7.「元の値(S):」欄に表示されてる指定範囲を確認したら「OK」ボタンをクリックします。

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セルの右横に「▼」マークがついて、マークをクリックするとリスト(選択肢)が表示されます。

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また、空白行に項目を追加するとリストに表示されます。

img20150720_07 → →img20150720_08

 

8.リスト表示設定したセルの右下に出る「+」(フィルハンドル)をコピーしたい範囲の最後までドラッグします。

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↓ ↓ ↓

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選択するだけで文字が入力できます。

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選択肢が決まっているのに毎回入力するのが面倒だってことはありませんか?

そんなときは、選択肢をリスト表示させて選ぶだけで入力完了!という便利は方法があります。

入力前にセルに設定をします。選択肢の追加、削除も簡単です。

★リストから選んで文字入力する方法(データの入力規則)★

下表のように「早退」と「有給」をリストから選べるように設定してみましょう。

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1.リストを設定したいセルのひとつを選択します。

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2.[データ]タブ「データの入力規則」→「データの入力規則(V)」を選択します。

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3.「入力値の種類(A):」の「▼」マークをクリックして「リスト」を選択します。

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4.「元の値(S):」欄に選択肢にしたい文字を入力します。文字と文字の間は「,」(半角コンマ)を入れて区切ります。

入力ができれば「OK」ボタンをクリックします。

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セルの右横に「▼」マークがついて、マークをクリックするとリスト(選択肢)が表示されます。

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5.下のセルに設定をコピーをします。
セルの右下に出る「+」(フィルハンドル)をコピーしたい範囲の最後までドラッグします。

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↓ ↓ ↓

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6.設定がコピーされたので、該当のセルで「早退」と「有給」をそれぞれリストから選びます。

img20150713_11img20150713_09

 

選択するだけで文字が入力されました。

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 ※注意 入力規則でリスト表示設定をしたときは、直接文字入力はできません

 

前回はひとつの条件で並べ替えをしました。(こちら

「日付と金額で並べ替えたい」というように、ふたつ以上の条件で並べ替えたいこともあるでしょう。

そんなときには並べ替えの条件を追加作成していきます。

 

★データを複数の条件で並べ替える方法★

下表を、[週合計]を金額の大きい順、かつ[氏名]を五十音順に並べ替えましょう。
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1.並び替えたい列のデータが入っているセルを選択します。(今回は[週合計]列)

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2.[データ]タグ→「並べ替え」をクリックします。

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3.まず「先頭行をデータの見出しとして使用する(H)」にチェックが入っているか確認します。

[最優先されるキー]行→[列]項目の[▼]クリック→「週合計」を選択します。

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4.[順序]項目の[▼]クリック→「降順」を選択します。

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これで[週合計]の並べ替え条件が入力できました。

 

5.次の条件を追加するために[レベルの追加(A)]ボタンをクリックします。

[次に優先されるキー]行→[列]項目の[▼]クリック→「氏名」を選択します。

[順序]項目は「昇順」のままでOKです。

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  これで[氏名]の並べ替え条件が入力できました。

 

6.条件内容を確認したら「OK」ボタンをクリックします。

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まず金額が大きい順に、そして、同じ金額のなかで氏名が五十音順に並び変わりました。

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数値、日付、アルファベット、日本語を、昇順、降順、また五十音順に並べ替えることができます。

・昇順…少ない順に並べ替える
・降順…多い順に並べ替える

売り上げ金額、販売数、商品コードなどを並べ替えたいときに便利ですよ。

 

 ★データを昇順(降順)に並べ替える方法★

下表の週合計を金額の少ない順(昇順)に並べ替えましょう。

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1.週合計のいずれかのセルを選択します。(今回はG2セルを選択)

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2.[データ]タグ→「AZ↓」アイコンをクリックします。

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データが少ない順(昇順)に並べ替わりました。

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多い順(降順)に並べ替える場合は、
[データ]タグ→「ZA↓」アイコンをクリックします。

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データが多い順(降順)に並べ替わりました。

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