またしても、エクセル本「名簿も議事録も見積書も エクセルで資料作成 丁寧すぎる超入門」を9月27日に発売しました!

初刊「これ一冊で安心!エクセル関数本当の入門講座」の発売後、休む間もなく第2弾の執筆を始めておりました。

そして、このたび9月27日に刊行が決まりました!

エクセルでの資料作成の入門書です。

タイトルは・・・

『名簿も 議事録も 見積書も エクセルで資料作成 丁寧すぎる超入門』

 著 者:表 恭子(おもて きょうこ)
 定 価:1,600円(税別)
 出版社:秀和システム(しゅうわシステム)
 発売日:2016年9月27日

 ◆全国の大型書店、Amazon楽天ブックスセブンネットショッピングにて絶賛発売中!

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本書はこんな方にオススメです

・ちょっとした表やグラフを作るにも四苦八苦している
・簡単な資料を作るのに、ザラに2~3時間はかかる
・資料のひな形をアレンジするのに、出来る人にやってもらっている
・新たな資料をイチから考えて作るのは、ものすごくむずかしい

これってマズいですよね・・・

ちまたには、「伝えるための資料作り」とか「魅せるための資料作り」など資料作りに関する本はたくさんあります。

しかし、どれもがある程度の資料が作れることを前提としたレベルの内容になっていて、超初心者に向けた入門書というのは見たことがありません。

そこで!
そんな超初心者向けの、Excel資料作りの基本中の基本を学んでもらうために作られた超入門書が本書なのです。

本書は、資料作りの基本の部分を徹底的に解説し、実際にサンプルを使って資料を作っていく内容となっております。

そうすることで、よりわかりやすく学んでいただけるようになっています。

そして最終的には、Excelで資料を作るときに役立つ「考え方」や「コツ」を身につけることができるのです。

これまでの半分の時間で資料を作れるようになりますよ!
表もグラフもサクっと作れるようになりますよ!
そして、なにより、資料作りに自信が持てるようになりますよ!

どうぞ、本書を手元に置いて、イチからの資料作りを学んでみてください!

 

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実績表などの詳細を他のワークシートに作成している場合、詳細を見たいときにわざわざそのシートを探して表示しなければなりません。

ワークシートの数が少なければ、さほどの手間はかからないでしょうが、シート数が多くなると目的のシートを探すのに一苦労です。

そこで、文字をクリックすれば目的のシートが表示されるように、ハイパーリンクの設定をします。

リンクの設定をしておけば、ワンクリックするだけで目的のシートが自動表示されるので、自分自身で探す手間が省けますよ。

他のワークシートを自動的に表示する方法(ハイパーリンクの設定)

【支店別売上表】の「大阪本店」をクリックすると、大阪本店のシートが表示されるようにリンクを設定しましょう。

 

1.【支店別売上表】の「大阪本店」のセルを選択し、[挿入]タブ→「ハイパーリンク」をクリックします。

 

2.「ハイパーリンクの挿入」ウィンドウが表示されたら、左の欄の「このドキュメント内(A)」をクリックし、右の欄の「大阪本店」をクリックし、「OK」ボタンをクリックします。

 

すると、「大阪本店」の文字のが青くなり下線がついて、リンクが設定されました。

↑文字をクリックすると・・・↓

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大阪本店のシートが自動的に表示されます。

 

エクセルにホームページの画面を載せたいときには、どのようにしていますか?

キーボードのスクリーンショットボタンでパソコン画面の画像をとって、その画像をエクセルに貼り付けてからトリミングをして必要な大きさにする、とか、画像編集ソフトで加工してから貼り付ける、とか、いずれにしても手間がかかりますよね。

実はエクセルには、ホームページに限らず、パソコン画面上に表示しているウインドウの画面を切り取って貼り付ける、という便利な「スクリーンショット機能」というものがあるのです!
しかも、必要な部分だけを切り取って貼り付けることもできます!

では、今回は、ホームページ画面を貼り付ける方法をご紹介します。

ホームページ画面を簡単に画像として貼り付ける方法

このブラウザに表示されたページを、画像としてエクセルに貼り付けましょう。

 

【1】全画面を貼り付ける方法

1.パソコン画面上には、画像として貼り付けたい画面を表示したブラウザのみにしておきます。(他のフォルダ等は最小化か閉じておきます)
そして、[挿入]タブ→「スクリーンショット」→「使用できるウィンド」をクリックします。

 

2.下図のようなウィンドウが表示されたら、貼り付けた画像をクリックした時に、そのサイトが開くようなリンクを設定したい場合は「はい」を、リンクを設定せずに貼り付けたい場合は「いいえ」を選びます。

 

すると、エクセルのシートに、画面の画像が貼り付けられました

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【1】の方法では、ブラウザのメニュー部分も画像として貼り付けられます。
もし、画面のみの画像を貼り付けたい場合は、【2】の方法で貼り付けます。

 

【2】画面を切り取って貼り付ける方法

1.パソコン画面上には、画像として貼り付けたい画面を表示したブラウザのみにしておきます。(他のフォルダ等は最小化か閉じておきます)
そして、[挿入]タブ→「スクリーンショット」→「画面の領域」をクリックします。

img20160610_05

 

2.パソコン画面が薄く表示されるので、画像として貼り付けたい部分をドラッグします。ここでは、「本のイラストが入った宣伝の部分」を貼り付けます。

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すると、ドラッグした部分だけが、シート上に画像として貼り付けられました。

画像として貼り付けられているので、画像と同じように拡大縮小などができます。

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資料、振込、会議など、時間厳守のある仕事をしているときに期限を忘れてしまうほど困ったことはないですよね。

そんなとき、エクセルに、期限の数日前から「もうすぐ期限ですよー」と知らせてくれる機能はあれば便利だと思いませんか?

実は、エクセルの条件付き書式を使えば、シートに期限日を入力しておくだけで、期日直前だということを思い出させてくれるのです!
一度、設定しておけば、期日を入力しておくだけでOK!

方法は、「期日から今日の日付を引いた日数が何日前であるか」という数式を入力し、書式を設定するだけです。

書式を強調して期限を知らせる方法(条件付き書式)

資料の提出日をまとめた表があります。

img20160610_00

提出日まで2日を切ったセルを、自動的に強調するようにしましょう。

手順は、関数を使って「今日の日付」を表示し、次に条件付き書式を使って提出日まで2日を切っているセルの背景色が黄色になるように設定していきます。

 

1.今日の日付を表示させたいセル(D1)を選択し、数式バーに=toと半角入力すると、画面に「TODAY」と関数候補が表示されるので、その「TODAY部分をダブルクリックします。

すると数式バーに「=TODAY(」と表示されるので、その後に「)と半角入力し、[Enter]キーを押します

↓ ↓ ↓ ↓

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↓ ↓ ↓ ↓

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今日の日付が表示されました。

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関数を使っているので、日付が変わると自動的に日にちも変わります。
だから、一度入力しておけば、毎日、入力し直す必要はありません。

 

次に条件付き書式の設定をしていきます。

2.提出日の日にちのセルを全て選択し、リボンの[スタイル]グループから「条件付き書式」→「新しいルール(N)」をクリックしていきます。

↓ ↓ ↓ ↓

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3.[新しい書式ルール]のウィンドウが開いたら、「数式を利用して、書式設定するセルを決定」をクリックします。

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4.数式を入力するウィンドウが開いたら、「次の数式を満たす場合に値を書式設定(O)」の欄をクリックし、「=B3-$D$1<=2」という数式を入力していきます。
この数式は、「提出日から今日の日付を引いた日数が2日以下」という意味です

では、提出日のセルの一つであるセルB3をクリックします。
すると「=$B$3」と絶対値で表示されるので、「=B3(相対値)になるようにファンクションキー「F4」を3回押します

↓ ↓ ↓ ↓

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5.続けて「(マイナス)と半角入力し、今日の日付のセルD1をクリックします。
こちらも絶対値で表示されますが、今日の日付は固定させておきたいので絶対値のままにしておきます。

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6.続けて「<=2と半角入力し、下にある「書式(E)」のボタンをクリックします。

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7.[塗りつぶし]タブをクリックして、背景色(C)の中から黄色のボックスをクリック、「OK」ボタンをクリックします。

書式のプレビューの背景色が黄色になっていたら、「OK」ボタンをクリックします。

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↓ ↓ ↓ ↓

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すると、資料Bの提出日「2016/6/12」のセルの背景色が黄色になりました。
今日の日付は「2016/6/10」なので、資料Bの提出日は2日後になっていますよね。

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今日の日付が変わるごとに、自動的に、提出日から2日切ったセルに背景色がつきます。

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リボンの[配置]にある「セルを結合して中央揃え」のボタンを押すと、簡単にセルを結合したり解消したりできて便利です。

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ところが、文字が入力されている状態で、このボタンを押すと、文字は自動的に中央揃えになっていまいます。

もし、文字を左に配置させたままにしたい場合は、セルを結合したあとに、文字だけを左揃えにしないといけないので、ちょっと不便ですよね。

そんな「セルは結合したいけど、文字は中央揃えにしたくない」というときに、ピッタリな機能(ボタン)があるのでご紹介しましょう。

とっても簡単ながら、意外と知られていなかったりするんですよー。

セルを結合しても文字が中央揃えにならない方法

次の名簿のタイトルを、セルA1からG2のセルを結合して、縦は上下中央、横は左揃えの位置に配置しましょう。

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1.結合したいセル(A1~G2)を選択して、リボンの[配置]→「セルを結合して中央揃え」ボタンを押すと、セルは結合されますが、文字が中央揃えになってしまいます

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2.文字は中央揃えにしたくないので、リボンの「セルを結合して中央揃え」ボタン横の▼マークをクリックし、「セルの結合(M)」を選びます。

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すると、セルは結合されて、文字は、縦は上下中央に、横は左揃えのままに配置されました。

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リボンの[編集]の中に「クリア」というボタンがあるのをご存知でしょうか?

img20160520_01
「書式だけを消去してデータだけを残したい」とか、
「データだけを消去して書式や数式は残したい」とか、
「データも書式も全て消去したい」なんていうことがあると思います。

単にデータを削除するだけでは書式が残っていたり、セルごと削除したら再びセルを挿入したり文字入力をしたりと、いろいろと手間がかかりますよね。

そんなときに便利なのがこの「クリア」ボタンなのです。

クリアボタンをうまく使い分ければ、作業が断然早くなりますよ!

クリアボタンの活用法

次の売上表を使って、クリアボタンの活用法を説明していきます。

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1.書式を消去して、データだけを残したい場合

クリアボタン横の▼マークをクリックして「書式のクリア(F)」を選びます。

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すると、罫線や背景色などの書式が削除されてデータだけが残ります。
データの文字サイズや太字などの装飾は消去されます。

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2.データだけを消去して、書式と数式を残したい場合

クリアボタン横の▼マークをクリックして「数式と値のクリア(C)」を選びます。

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すると、データが全て消去されて書式と数式が残ります。

 

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3.データも書式もすべて消去したい場合

クリアボタン横の▼マークをクリックして「すべてクリア(A)」を選びます。

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すると、データも書式も全て消去されます。

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連番を自動でつけ直しする方法(ROW関数)

直接入力した連番があります。

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もし1行削除したとしたら…

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削除した行の番号が抜けて、連番でなくなってしまいます。

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そこで今回は、行を削除しても自動的に連番をつけ直しする便利な関数をご紹介します。

それはROW(ロウ)関数です。

ROW関数が入力されているセルの行番号を表示させて、そこから、連番が入力されていない行数(今回では1行目なので「1」)を引いて連番を表示させます。

ではさっそく、操作方法を説明していきましょう。

 

1.連番を表示させたいセル(A2)を選択し、数式バー横の[fx]関数の挿入ボタンをクリックします。

 

2.関数の挿入ウインドウが開くので、[関数の分類(C):]→「検索/行列」、[関数名(N):]→「ROW」を選び、「OK」ボタンをクリックします。

 

3.関数の挿入ウインドウが開いたら、何も入力しないままで「OK」ボタンをクリックします。

※何も入力せずに引数を省略すると、そのセルの行番号が表示されます。
今回の場合は2行目なので「2」と表示されます。

 

4.数式バーに表示されている関数式の後ろをクリックして「-1」と半角入力をし、[Enter]キーを押します。

↓ ↓ ↓ ↓

「1」と表示されました。

 

5.下のセルにも関数をコピーするために、フィルハンドル(+)を下へドラッグします。

 

連番が入力できました。

 

では、ためしに1行削除してみましょう。

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削除しても番号が抜けないで連番になります。

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行の挿入をすると「上の行」、列を挿入すると「左の列」、の書式が勝手にコピーされて困ったことはありませんか?

これは初期設定で、自動的にコピーされるようになっているからなんです。

とはいえ、挿入したあとに、わざわざ罫線を消したり、文字の大きさを変えたりと、書式設定をしなおさないといけないのは面倒ですよね。

そんなときは、「挿入オプション」を使って「上下(左右)どちらの行(列)の書式をコピーするのか」または、「書式はコピーしないのか」を選択することができます。

「挿入オプション」は、挿入する操作の途中で、「上の行」「下の行」「書式のクリア」の3つの選択肢から選ぶだけなので簡単ですよ。(列の場合は「左の列」「右の列」「書式のクリア」の3つです)

それでは詳しくご説明していきましょう。

行(列)の挿入時に、コピーする書式の行(列)を選択する方法

2行目に、下の行の書式のコピーをした行を挿入して、「商品コード 102-0001」の行を増やしましょう。

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1.挿入したい行(今回ならば2行目)の行番号をクリックして行全部を選んだ状態にし、選んだ行のところで右クリックして、表示されたメニューの中から「挿入(I)」を選びます。

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2.挿入された行の左下(行番号の横)に「挿入オプション」マークが表示されるので、マウスカーソルを「挿入オプション」に近づけて、▼マークをクリックします。

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↓ ↓ ↓ ↓

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3.選択メニューが表示されるので、真ん中の「下と同じ書式を適用(B)」の○印をクリックします。(書式をコピーしたくない場合は、「書式のクリア(C)」を選択します。)

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すると、下の行(3行目)の書式をコピーした行が挿入されました。

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挿入された行は下の行の書式がコピーされているので、あとは入力していくだけで完成です。

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他の人が作ったデータや、他のファイルから取り込んだデータの中で、セル内の文章が強制的に改行されているときはありませんか?

「実はセル内は改行なしの1行で表示させたいんだけど…」となった場合に、1行ずつBackspaceキーで改行を解除させていくのも手間がかかって面倒ですよね。

そんなときは、CLEAN(クリーン)関数を使えば簡単に1行にすることができます!

しかも、1行にしたいセルを選べばいいだけなので超簡単ですよ!

◆CLEAN(文字列)…指定したセル内の文字列の改行を解除する

セル内の改行を解除して1行にする方法(CLEAN関数)

CLEAN関数を使って、改行を解除した1行で表示させてみましょう。

 

1.1行で表示させたいセル(B2)を選択し、数式バー横の[fx]関数の挿入ボタンをクリックします。

 

2.関数の挿入ウインドウが開くので、[関数の分類(C):]→「文字列操作」、[関数名(N):]→「CLEAN」を選び、「OK」ボタンをクリックします。

 

3.関数の挿入ウインドウが開いたら、改行された文字列が入っているセル(A2)をクリックし、「OK」ボタンをクリックします。

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↓ ↓ ↓ ↓

↓ ↓ ↓ ↓

 

改行が解除されて1行で表示されました。

 

4.下のセルにも関数をコピーするために、フィルハンドル(+)をダブルクリックします。

 

下のセルの文字列も1行で表示されました。

 

 

住所を都道府県とそれ以降の住所に分ける方法<1>では、まず都道府県だけを表示させました。

では今回は、都道府県をのぞいた残りの住所を表示する方法をご紹介しましょう。

使う関数はRIGHT関数LEN関数だけです。

住所を都道府県とそれ以降の住所に分ける方法<2>

住所(D列)に都道府県をのぞいた残りの住所を表示させましょう。

 

【考え方】

「元の住所」から「都道府県」の文字をのぞいて「住所(D列)」に表示する、と考えます。

具体的にいうと、RIGHT関数を使って、元の住所(B列)の文字を右側から取り出すのですが、そのときに「元の住所(B列)の文字数から都道府県(C列)を引いた文字数」取り出します。(下図参照)

 

【関数式】

=RIGHT(B2,LEN(B2)-LEN(C2))

B2元の住所(B列)の右側から
LEN(B2)-LEN(C2)「元の住所(B列)の文字数」から「都道府県(C列)の文字数」を差し引いた文字


 

1.都道府県をのぞいた住所を表示させたいセル(D2)を選択し、数式バー横の[fx]関数の挿入ボタンをクリックします。

 

2.関数の挿入ウインドウが開くので、[関数の分類(C):]→「文字列操作」、[関数名(N):]→「RIGHT」を選び、「OK」ボタンをクリックします。

 

3.RIGHT関数の引数ウインドウが開きます。まず、文字列の欄には、元の住所のセル(B2)をクリックして入力します。

 

4.次に名前ボックスの(A列の上部にある)▼マークをクリックして「LEN」を選びます。もしも「LEN」がないときは、下の「その他の関数」をクリックして関数の挿入ウインドウから「LEN」を選びます。

 

5.LEN関数の関数の引数ウインドウが開きますので、文字列の欄には、元の住所のセル(B2)をクリックします。

↓ ↓ ↓ ↓

 

6.次に、下の「OK」ボタンはクリックしないで数式バーに表示されている「RIGHT」の文字のところをクリックします。

 

7.再び、RIGHT関数の引数ウインドウが開くので、文字数欄に「LEN(B2)」と表示されていれば、そのあとに続けて「」と半角入力します。

↓ ↓ ↓ ↓

 

8.ふたたびLEN関数を入力するために、名前ボックスの(A列の上部にある)▼マークをクリックして「LEN」を選びます。もしも「LEN」がないときは、下の「その他の関数」をクリックして関数の挿入ウインドウから「LEN」を選びます。

 

9.LEN関数の関数の引数ウインドウが開きますので、文字列の欄には、都道府県のセル(C2)をクリックし、「OK」ボタンをクリックします。

↓ ↓ ↓ ↓

 

都道府県をのぞいた住所が表示されました。

 

10.下のセルにも関数をコピーするために、フィルハンドル(+)をダブルクリックします。

 

下のセルにも、都道府県をのぞいた住所が正しく表示されました。

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